Una recomendación importante: En MagisFor NO UTILICE NUNCA LA TECLA TABULADOR, ya que si pierde el cursor de vista puede tener problemas en los ficheros porque hay muchas carpetas superpuestas. En su lugar utilice la tecla Intro.

    Veamos paso a paso como se trabaja con el programa.

    Se pueden presentar 2 opciones:

     El paciente viene a la farmacia con la receta de la fórmula, o el paciente llama por teléfono para que le repita una fórmula que ya  le hizo en otra ocasión.

    El paciente trae la receta con una fórmula a la farmacia:

    En este caso, lo primero que ha de hacer es ir a la carpeta Fórmulas para buscar o añadir la fórmula que hay que elaborar.

    Si piensa que la fórmula no la tiene guardada en su fichero de fórmulas, debe pulsar el botón "Nueva fórmula" de la barra de herramientas de la carpeta Fórmulas (aparece con el dibujo de folio en blanco, segundo botón empezando por la izquierda). A continuación escriba un nombre para esa fórmula en el cuadro de texto donde parpadea el cursor y pulse INTRO. 

Al pulsar INTRO, el cursor se sitúa en la Forma farmacéutica. Debe elegir una de ellas y volver a pulsar INTRO. Ahora el cursor pasa a la primera línea de la fórmula.

Supongamos una emulsión de econazol al 1%.

La forma farmacéutica que habrá que seleccionar en la lista desplegable será emulsiones.

Empiece a escribir siguiendo estas normas:

    econazol (INTRO) (No es necesario introducir la primera letra en mayúsculas)

    1 (INTRO)

    % (INTRO)

    En la línea emulsión o/w, si desea expresarlo como csp, deberá escribir:

    emulsión o/w csp (INTRO) El csp separado del producto por un espacio.

    60 (INTRO)

    gr (INTRO)

    Podría haber puesto 100 gr en lugar de 60, ya que luego cuando valore puede introducir la cantidad que desee.

Hay unas reglas para la edición de las celdas:

    Si estando encima de una celda pulsa INTRO o la tecla de ESPACIO, lo que haya en la celda no se borrará y puede por ejemplo corregir esa línea.

    Si pulsa cualquier tecla, lo que hay en la celda se borra y se empieza a escribir de nuevo (como en Excel)

    Esto sólo es válido para las celdas que contienen los nombres de los productos, en las otras celdas al editar, siempre se borra su contenido.

    La primera vez que introduce una fórmula, no debe preocuparse por escribir correctamente los nombres de los productos, ya que al valorar la fórmula, le aparecerá una lista de productos similares a los que ha escrito y al seleccionar uno de ellos se cambiará para siempre el nombre del producto en la fórmula, de esta forma la próxima vez que valore esa fórmula se encontrará el producto sin problemas.

    Si en lugar de expresarlo como csp, desea que en la cantidad de emulsión o/w aparezca lo que falta hasta 100, deberá escribirlo de la siguiente manera:

    El signo %, le dice al programa que calcule el total hasta 100 gr, y al pulsar INTRO aparecerá lo siguiente:

    Observe que en este caso no se ha escrito csp.

    Si desea insertar, o eliminar una línea completa, pulse los botones correspondientes de la barra de herramientas:

    También puede copiar una celda o varias celdas seleccionadas pulsando el botón derecho del ratón.

    Para copiar la fórmula completa, debe pulsar el botón "Copiar" de la barra de herramientas. También con el botón "Pegar" de la barra de herramientas pegará la fórmula completa. Puede "Clonar" una fórmula pulsando el botón . Este botón se diferencia del botón que copia, porque da de alta una nueva fórmula, idéntica a la que se está clonando, incluidos todos los datos de la carpeta "Métodos". Esto es útil para dar de alta otra fórmula similar a una que ya tiene. Por ejemplo si ya tiene en su fichero una fórmulas de solución de minoxidil al 2% y le llega una nueva similar pero con minoxidil al 3%, puede clonar la fórmula de minoxidil al 2% y luego cambia el nombre de la fórmula y el porcentaje de minoxidil.

   Pegue una sola celda o varias, con el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón. Si quiere eliminar una fórmula de la lista, pulse el botón "Papelera".

   En la fórmula de este ejemplo, el producto "Emulsión o/w" es en sí una fórmula. Si lo desea, puede asignar una fórmula a un producto de otra fórmula:

   Lo primero que debe hacer es dar de alta una fórmula con nombre por ejemplo: EMU EMULSIÓN O/W que contenga los componentes de la emulsión o/w. Luego deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre de esta fórmula para marcarla y que aparezca en la lista de fórmulas para asignar a productos de otras fórmulas. Por último debe pulsar el botón derecho del ratón en el producto Emulsión o/w de la fórmula de econazol y seleccionar la opción "Asignar a una fórmula". Una vez hecho esto, cuando vaya  a valorar, aparecerán ambas fórmulas. Para que lo entienda mejor:

Fórmulas como estas:

Base de Beeler

Emulsión o/w

Solución hidroalcohólica

Base hidrófila

Crema Lanette

etc,

 Debería tenerlas en su fichero de fórmulas, y debería seleccionarlas una a una en la lista de fórmulas y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción "Marcar para poder asignar a un producto". Esto sólo debe hacerlo una vez, a partir de entonces 

le aparecerá en la lista de fórmulas que puede asignar a productos de otras fórmulas:

En este ejemplo vemos que hemos marcado estas tres fórmulas para tenerlas disponibles para asignar a productos de otras fórmulas.

Cápsulas, Papeles, Óvulos, Supositorios etc:

Hasta aquí se ha visto la forma de dar de alta en su fichero de fórmulas, una emulsión. Tendrá que hacer lo mismo para las soluciones, suspensiones, pomadas etc. Sin embargo la forma de introducir la fórmula varía cuando se trata de cápsulas, papeles, lápices labiales, supositorios, óvulos etc. 

Crear una fórmula de cápsulas:

Cuando elabora una solución, tiene una cantidad global dentro del envase de la solución. Para las cápsulas es diferente, ya que dentro del envase existen muchas unidades iguales y dentro de cada unidad, una cantidad. Las cápsulas, papeles etc se miden por unidades, no por gramos mililitros etc. En este caso debe de introducir este tipo de fórmulas de la siguiente manera:

Observe la última línea. Se referencia la fórmula para una sola cápsula, y como unidad aparece u. (una u y un punto.)

Observe también lo que aparece en la parte superior después de la forma farmacéutica. Aparece un 1. El programa no ha sumado 250 + 1, sino que ha entendido que todo ello formará una unidad. Si se fija en el ejemplo del econazol, verá que en la parte superior aparece 60, que es la cantidad total en la fórmula, es decir la suma de todas las cantidades que había introducido.

Es imprescindible, que en las fórmulas de cápsulas, papeles, supositorios, etc, en la última línea aparezca el nombre de la forma farmacéutica y siempre 1 u. (el punto después de la u es vital para que el programa comprenda que se trata de unidades.)

    Un ejemplo de papeles sería:

    Carbonato cálcico       500 mg

    Papeles                             1 u.

    Si lo desea puede también añadir excipientes. También podría añadir excipientes que el paciente no va a ver en la etiqueta ni informes pero que usted verá cuando imprima por ejemplo la fórmula y el M.O.

    Al ir a valorar una fórmula de unidades, introducimos en el cuadro de texto cantidad, el número de unidades que vamos a elaborar.

    A la derecha de la cantidad total, hay un pequeño botón verde, sirve para introducir la caducidad de la fórmula. Luego cuando la valore, dicha caducidad se guardará en el recetario y se imprimirá en el prospecto para el paciente, PNEC, en la etiqueta etc.

    Una vez dada de alta la fórmula, si más adelante tuviera que repetirla, simplemente tendría que buscarla en la lista de fórmulas.

Para buscar rápidamente una fórmula:

    Introduzca en el cuadro de texto Filtro parte del nombre que quiere buscar:

    Observe que al introducir la palabra MINOX y pulsar INTRO o el botón que hay a la izquierda de la palabra buscada (flecha azul), sólo aparece en la lista de fórmulas aquellas cuyo nombre contiene MINOX. Si en lugar de pulsar INTRO o el botón que hay a la izquierda, pulsa el botón que hay a la derecha (Flecha verde), aparecerán en la lista sólo aquellas fórmulas en cuya composición aparezca un producto que contenga las letras MINOX. En este caso también podría haber pulsado Ctrl + Intro en lugar de pulsar el botón de la derecha.

De una lista que puede tener por ejemplo mil fórmulas, será difícil encontrar una de ellas, sin embargo con estos métodos, la encontrará rápidamente.

    Para ver otra vez la lista de todas las fórmulas, borre lo que haya escrito en el cuadro de texto filtro y pulse INTRO.

    Si desea buscar de una en una todas las fórmulas que contengan en su nombre MINOX, escriba MINOX en el cuadro de texto de la izquierda (a la derecha de los prismáticos) y pulse INTRO o el botón que tiene dibujado unos prismáticos. Comprobará que se busca mejor con el cuadro FILTRO.

    Después de crear la fórmula, deberá pasar a la siguiente carpeta (MÉTODOS), para introducir todos los datos relacionados con la fórmula:

MODUS OPERANDI:

En primer lugar aparece el Modus Operandi. En la parte superior, tiene unos botones que le permiten simplificar la introducción de M.O. Puede Copiar todo un M.O. para después pegarlo en el M.O. de otra fórmula, o bien puede tener múltiples M.O. definidos para utilizarlos cuando quiera. También, si lo desea, puede seleccionar seleccionar un grupo de líneas y luego pulsando el botón derecho del ratón copiarlas y pegarlas en el M.O. de otra fórmula.

Si lo prefiere, puede tener sus M.O. creados en Word en formato rtf (.rtf es similar a .doc). Sería un prospecto asociado a la fórmula y se crea en la carpeta PNT y Prospecto asociado de Métodos.

METODOLOGÍA:

Observe la imagen superior. TODO lo que escriba aquí pertenecerá a la fórmula cuyo título aparece arriba.

Pulsando los botones de colores, se simplifica el trabajo:

    Utillaje: Cuando pulse el botón Utillaje, aparecerá otra ventana en donde tiene definidos los grupos de utillaje. Cada forma farmacéutica puede tener su grupo de utillaje. Deberá hacer lo mismo que con los PNT, seleccionar un grupo y pulsar el botón que tiene una flecha dibujada:

    Observe que la ventana tiene un botón Edita. Al pulsarlo aparece otra ventana:

    Cada grupo tendrá su utillaje, y cuando valore la fórmula y la guarde en el recetario, el conjunto de utillajes, se copiará en la hoja de elaboración. Observe la diferencia con el caso del PNT:

    TODO el utillaje se copiará en la hoja de elaboración, mientras que en el PNT sólo se copia la referencia al PNT utilizado. Esto es así porque el utillaje ocupa relativamente poco espacio comparado con el PNT.

    Lo mismo que con el utillaje va a suceder con el botón Control de calidad y el control analítico. Cada fórmula debe tener sus propios controles (control de estabilidad, transparencia, ausencia de precipitado, ausencia de crecimiento de microorganismos etc), aunque como es natural el control más bien pienso que está enfocado para grandes laboratorios de cosmética.

Esto de aquí abajo podría ser una plantilla para un control de calidad de emulsiones:

Si la carpeta MÉTODOS, la tiene bien definida para cada fórmula, se ahorrará un gran trabajo ya que la hoja de elaboración que se crea al guardar el apunte en el recetario se escribirá de forma automática.

La última carpeta de Métodos es para el prospecto:

PROSPECTO:

    Hay que tener muy claro los siguientes conceptos:

    Cada fórmula tiene sus Métodos (que contiene el PNT, M.O., Prospecto para el paciente, Utillaje y Controles.)

    Cada apunte del recetario tiene su Hoja de elaboración. (que además de todo lo que hay en el prospecto de la fórmula contiene más cosas.)

    Es importante comprender bien la relación:

    FÓRMULA <==> MÉTODOS

    APUNTE DEL RECETARIO <==> HOJA DE ELABORACIÓN

    No trate de crear una hoja de elaboración para una fórmula porque la hoja de elaboración se crea sola cogiendo los datos de la carpeta "Métodos" pertenecientes a la fórmula. Vaya a la hoja de elaboración una vez haya guardado la fórmula en el recetario, o seleccione cualquier apunte del recetario para ver su hoja de elaboración.

PNT Y PROSPECTO ASOCIADO:

PNT: Procedimientos normalizados de trabajo que se supone los tenemos a mano en la farmacia. Seleccione el PNT que debe emplear para elaborar esa fórmula y a continuación pulse el botón que tiene una flecha dibujada para pegarlo en la fórmula. Lo que ha hecho es hacer una referencia a un PNT utilizado. el contenido del PNT completo no se guardará con la fórmula, ya que cada fórmula que guardásemos valorada en el recetario ocuparía mucho disco duro. Se supone que los distintos PNT que debe utilizar para elaborar las distintas fórmulas, están en un cuaderno que debe tener a mano en el laboratorio de galénica. 

    Cada vez que valore esta fórmula y la guarde en el recetario, la referencia a su PNT se guardará también en la hoja de elaboración.

PROSPECTOS ASOCIADOS DE UNA FÓRMULA:

En la misma ventana de los PNT, si pulsa el botón PNT aparecen los prospectos creados con Word o Wordpad que usted puede asociar a las fórmulas.

Cada fórmula puede tener un prospecto asociado. Luego cuando vaya a imprimir el prospecto para el paciente, puede imprimir tanto el prospecto que creó en la carpeta Prospectos como el prospecto asociado que asignó aquí a la fórmula.

Todas estas subcarpetas (M.O., metodología, prospectos, PNT, prospecto asociado) de la carpeta Métodos, es importante que estén bien definidas, porque si es así, ahorrará un gran trabajo. Cuando valore una fórmula y la guarde en el recetario, todo lo que está en su carpeta Métodos se copia en la carpeta Elaboración que pertenece al recetario.

No olvide que la carpeta Fórmulas y Métodos constituyen una unidad y que la carpeta Recetario y Elaboración también.

VALORACIÓN:

Si ya tiene bien definida la carpeta Métodos de la nueva fórmula, a continuación pase a valorarla:

Partimos de la carpeta FÓRMULAS para seleccionar la fórmula que vamos a valorar.

Una vez encontrada, pasamos a la carpeta VALORACIÓN. Verá al llegar a valoración que se ha traído la fórmula desde la carpeta de Fórmulas. Es el momento de cambiar la cantidad que va a elaborar y de decidir que precios va a utilizar para valorar los productos:

   Si en la la fórmula del ejemplo hubiésemos asignado una fórmula secundaria al producto "Emulsión o/w", la carpeta "Valoración habría aparecido así:

Observe que ahora aparece como fórmula secundaria la Emulsión o/w.

    Observe que ahora aparece como fórmula secundaria la Emulsión o/w.

    A continuación deberá pulsar uno de los cuatro botones que aparecen:

    Botón ASSS: Deberá pulsar este botón si la receta de la fórmula es del Seguro. En este caso se utilizarán los precios del Seguro y el factor también del Seguro (el factor se utiliza para valorar los honorarios.)

    Botón Coste: Se valorará con el precio de coste real de los productos. Se utilizará el factor del Seguro para valorar los honorarios.

    Botón PVP: Se utilizará el precio PVP de cada producto y los honorarios se valorarán con el factor libre (factor 2 en Configuración => Parámetros.)

    Normalmente, usará el botón ASSS para las recetas del Seguro y el botón PVP para las recetas libres. Si elabora cosméticos al por mayor en la farmacia que luego detalla, tal vez le interese utilizar el botón Coste y no valorar los honorarios, de esta forma sabrá el coste real de lo que ha elaborado.

    Por defecto al pulsar un botón de valoración el programa le preguntará si quiere actualizar el stock de los productos. Si contesta que sí, se restará al stock de cada producto la cantidad utilizada en la fórmula. También se sumará en el campo "Consumo anual" de cada producto, la cantidad utilizada, y cambiarán también otros campos que contiene la carpeta PRODUCTOS, como Salidas y Compra total. (Ver ficha de la carpeta PRODUCTOS.)

    Una vez valorada la fórmula, aparecerán las columnas de la derecha con algunos datos (Pulse el pequeño botón naranja para saber que significa cada columna.)

    La columna pa es muy importante. Con un simple vistazo sabremos las particularidades de cada producto. Por ejemplo un producto que sea monofármaco y sólo permitido por vía sistémica deberá tener en la columna pa, la abreviatura: mf-vs.

    Si al valorar aparece un monofármaco junto a otro principio activo (pa), en la ventana inferior de la parte izquierda aparecerá un mensaje indicándonos que esa fórmula no la paga el Seguro. Observe en la imagen que el econazol nitrato es monofármaco.

    Cuando el programa no pueda saber seguro si la paga o no el Seguro, también escribirá un mensaje indicándonos que existe un producto dudoso. Usted puede ver la ficha del producto dudoso, situando el cursor encima de él y pulsando el botón derecho del ratón. Si tiene bien definida su ficha, comprenderá enseguida si puede o no facturar la fórmula al Seguro.

    Un mensaje que tenga un asterisco (*) en su parte izquierda indica una incidencia grave que implica que esa fórmula no la va a pagar el Seguro. Si la incidencia es dudosa aparecerá un signo menos (-).

    Una vez valorada la fórmula, el cursor se sitúa en el el cuadro de texto ". Antes de seguir, seleccione un elaborador en la lista que hay encima del total. (Los elaboradores se dan de alta en la Hoja de elaboración.) Si desea introducir la posología y la duración del tratamiento, pulse el pequeño botón amarillo (p/d).

A continuación introduzca el nombre del paciente y pulse INTRO o el botón que tiene un libro dibujado. Aparecerá una lista con los nombres de pacientes similares que usted tenga en su fichero de pacientes (carpeta PACIENTES), y también le permitirá darlo de alta si no existe. Después de esto, la fórmula valorada con todos sus datos se guarda en el libro recetario de fórmulas. Además también en ese momento se crea la hoja de elaboración correspondiente a ese apunte del recetario.

    Comprobará que ha pasado a la carpeta "recetario" de forma automática, y verá todos los datos guardados en el recetario y otros que tendrá que añadir ahora. 

    En el recetario, pulse el botón Médicos, para seleccionar un médico de su base de datos o introduzca el nombre directamente en el campo correspondiente. También podrá añadir la aportación si la receta es del Seguro y paga aportación. Si es del Seguro, aunque no pague aportación, deberá marcar la casilla ASSS que hay en el recetario. Por defecto la casilla Aceptación quedará marcada también. En caso de rechazar la fórmula deberá marcar Rechazo en vez de Aceptación.

    En el Recetario de la edición profesional de MagisFor aparece un campo para introducir la farmacia a la que se elabora la fórmula. Es importante rellenarlo, ya que luego se imprimirá la etiqueta y otros informes con el nombre de la farmacia que va a dispensar la fórmula, y aparecerá como elaborador, el número de la farmacia que la ha elaborado para que esté perfectamente identificada. 

    También se hará el descuento que haya definido en la ficha de la farmacia a la que se destina la fórmula, y se anotará su apunte contable para poder imprimir las facturas a fin de mes. En el caso de la edición sencilla de MagisFor, también si se ha seleccionado el parámetro en configuración, se anotará un apunte contable, pero siempre el cliente será "MI FARMACIA".

    Una vez haya llegado aquí, pueden suceder cosas de forma automática sin que el usuario se percate o bien el programa puede preguntarnos si queremos:

    1-Guardar el apunte contable correspondiente al apunte del recetario.

    2-Guardar la etiqueta para imprimirlas luego todas juntas con el formato que deseemos.

    Estas opciones se activan o desactivan desde Configuración => parámetros, y pueden anularse, hacerse de forma automática o que nos pregunten si queremos hacerlas.

    También podría haber empezado a valorar una fórmula desde el Libro recetario. Este sería el caso de que un paciente le llame por teléfono para indicarle que desea la repetición de una fórmula que ya le hizo. El paciente le puede dar el número de registro y su nombre y usted puede venir a la carpeta "Recetario", pulsar el pequeño botón verde que hay a la izquierda del número para buscar un apunte "por número de registro". Una vez lo encuentre y compruebe que es del mismo paciente que llamó, simplemente ha de pasar a la carpeta "Valoración" para volver a valorarlo y volver a guardarlo. Se guardará con otro número de registro y con la fecha del día. La ventaja de este método es que ya tiene TODOS LOS DATOS DEL PACIENTE, MÉDICO ETC introducidos, y simplemente deberá pulsar cualquiera de los botones para valorar la fórmula y luego INTRO para volver a guardarla en el recetario.

    También una vez ha llegado al recetario, es el momento de echar una ojeada a la Hoja de elaboración del apunte que acabamos de guardar. Pulse la pestaña de la carpeta "Hoja de elaboración" y aparecerán todos los datos que tenía definidos en el prospecto de la fórmula y más cosas:

La Hoja de Elaboración contiene a su vez cuatro carpetas (Metodología, Controles, Prospectos, Modus Operandi) con muchos datos.

Todo lo que aparece en estas carpetas se ha copiado de la carpeta Métodos de la fórmula, por eso es tan importante tener bien definida la carpeta Métodos, porque cada vez que valore una fórmula y la guarde en el recetario, todos sus métodos se copian en la hoja de elaboración. (La Hoja de elaboración contiene los PNEC, Guía de elaboración y control, prospectos, M.O. etc...

Una vez comprobada la hoja de elaboración, vuelva a la carpeta "Recetario" para imprimir todo lo relacionado con el apunte que ha guardado. En la carpeta RECETARIO, pulse el botón IMPRIMIR (tiene una impresora dibujada.) Aparecerá una pantalla desde donde podrá imprimir casi cualquier cosa relacionada con ese apunte.

    Seleccione las opciones que desee. Pulse el botón con una lupa dibujada para verlas en la pantalla antes de imprimir, o bien escriba una macro y luego imprímala.

    Una macro imprime una serie de opciones en el orden que usted desee. Si tiene un signo mayor (>) al final, después de imprimir sacará la hoja. También puede escribir una macro compleja. Por ejemplo:

342>1>A> Esta macro primero imprime las opciones 3 (Prospecto para el paciente), 4 (Etiqueta del frasco), 2 (fórmula y M.O.), luego saca la hoja e imprime la opción 1, vuelve a sacar la hoja  y por último imprime la opción A y vuelve a sacar la hoja de la impresora.

    La etiqueta del frasco que se imprime desde aquí, puede opcionalmente aparecer enmarcada lista para recortar y pegar al frasco. La forma de hacerlo es con cinta adhesiva transparente ancha, se deja la etiqueta recortada encima de una mesa y se corta un trozo de cinta adhesiva transparente que se pega a la etiqueta. Luego la etiqueta ya pegada a la cinta adhesiva, se pega al frasco. Este método tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja principal es que al estar protegida con cinta plástica transparente, las soluciones hidroalcohólicas no la emborronan. Si dispone de una impresora de etiquetas, también puede imprimir la etiqueta adhesiva desde aquí. Para ello, deberá seleccionar su impresora de etiquetas en: Configuración => Parámetros => Etiquetas. También deberá cambiar los tamaños de letras para que la etiqueta quepa en su formato. Para ello tendrá que ir a: Configuración => Parámetros => Imprimir y cambiar las 3 últimas opciones de tamaños y tipos de fuentes.

    Si usted guardó la etiqueta en el fichero de etiquetas cuando estaba en el recetario, cuando lo desee puede ir al programa de etiquetas para imprimir las que tenga guardadas con el formato de etiquetas adhesivas que prefiera. También podrá modificarlas, aumentar o disminuir su tamaño y más cosas. Una opción atractiva es tener una impresora de rollo de etiquetas de papel térmico, ya que el texto térmico no se emborrona al mojarse. En el programa de etiquetas, el tamaño de la letra SIEMPRE SE AJUSTA DE FORMA AUTOMÁTICA al ancho de etiqueta elegido.

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