Trabajar con MagisFor

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Todos los pasos para la elaboración y control de una fórmula con MagisFor

 

En este tutorial se explican todos los pasos que hay que dar desde que llega una fórmula al laboratorio hasta que sale a su destino. Todo ello suponiendo que la fórmula la encarga el paciente o bien una farmacia cliente (elaboración a terceros). Luego se explica la recepción de productos y varias cosas más.

Todo esto le será de utilidad cuando tenga una inspección y tenga que explicar todo el proceso de elaboración de una fórmula con el programa MagisFor.

 

A la farmacia que encarga la fórmula la llamaremos a partir de ahora Farmacia Cliente.

En el programa de fórmulas Magisfor, están a la vista las siguientes pantallas que a partir de ahora denominaremos carpetas. Dentro de una carpeta puede haber subcarpetas. Los campos son los cuadros de texto, es decir, las partes de cada registro de un fichero. Un campo puede ser simple como un número (ejemplo un precio) o un texto de una sola línea (ejemplo el nombre del paciente) o un texto de varias líneas (ejemplo las características de un producto).

 

 

Esquemáticamente esto es lo que contiene MagisFor y de arriba a abajo, lo hay que hacer para la elaboración de una fórmula:

 

Carpetas

Subcarpetas

Campos

Aclaración

USUARIO Y CONTRASEÑA

 

-Usuario

-Contraseña

-Comprobar actualizaciones

-Ir a rellenar los protocolos básicos diarios

Entrada al programa con usuario y contraseña. A cada usuario se le puede dar permisos diferentes. El usuario M es el único que tiene todos los permisos.

Cualquier cosa que haga cualquier usuario, queda registrada con la fecha y hora en un fichero encriptado que solo el usuario M puede abrir y ver.

 

 

 

 

FÓRMULAS

(Fórmulas y Métodos están íntimamente relacionados)

-Fórmulas

-Forma farmacéutica

-Caducidad

-Grupos de fórmulas

-Edición y clonación de fórmulas

En esta carpeta están todas las fórmulas desarrolladas.

Puede tener todos los ficheros de fórmulas que quiera. Cada fichero de fórmulas puede tener parámetros personalizados (Iva y RE diferente, factor de valoración diferente, etc.)

MÉTODOS

(con las subcarpetas):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Modus Operandi

Modus Operandi realizado dentro del propio programa y que se guarda junto con la fórmula

Modus Operandi que al imprimirlo junto a la fórmula, se imprimirán más datos como:

-Lo que hay que pesar de cada uno de los productos

-El peso real (lo que pesó realmente el elaborador)

-Los lotes y números internos de cada producto

-La localización de cada producto

-Las características de cada producto (primer cuadro de texto de propiedades en la ficha de productos)

-El utillaje para la elaboración de la fórmula

-etc...

Metodología

(Con los campos):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Utillaje

Utillaje necesario para la elaboración de la fórmula.

(diferente para cada forma farmacéutica y/o específico de una fórmula determinada)

Control de calidad

(Diferente según la forma farmacéutica y puede ser también específico de una determinada fórmula)

Control analítico

(Datos analíticos de los productos proporcionados por el proveedor o realizados en la farmacia)

Protocolos

(Protocolos para la fórmula)

-Protocolos para una determinada forma farmacéutica (emulsiones, soluciones, etc..)

-Protocolos específicos para una determinada fórmula.

-Protocolos genéricos:

Limpieza del material, calibración de aparatos utilizados etc.

Conservación

Dos líneas de texto que aparecerán en varios informes: Prospecto que se le entrega al paciente, Guía de elaboración y control, Hoja de elaboración, etc.

Texto extra etiqueta

Texto extra en la etiqueta si es necesario.

Ejemplo:

-Texto para determinados principios activos como la tretinoina, los psicótropos, etc...

-Texto para los excipientes de declaración obligatoria. Ej: la lactosa.

Denominación

(Nombre en el Formulario Nacional o la denominación que determine el elaborador)

Precio Fijo

(Opcional)
Para fórmulas que desea dispensar con un precio fijo según la cantidad. Puede haber un precio fijo para fórmulas del Seguro y otro diferente para fórmulas de privados.

 

Posología y duración del tratamiento

 

Opcionalmente puede tener predefinido para una fórmula, la posología y duración del tratamiento, aunque lo más normal es introducirlo después de la valoración en el momento que se introducen los datos del paciente y de la receta.

Características del producto terminado

Texto extra que queda guardado en el Recetario y en la carpeta Elaboración

Observaciones

Texto extra que queda guardado en el Recetario y en la carpeta Elaboración

Prospectos

 

Prospecto normal

Prospecto realizado dentro del programa que se entregará al paciente. Aquí también aparecerán todos los textos de cada excipiente de declaración obligatoria.

Prospecto asociado

(Redactado con Word en formato RTF). Se puede imprimir junto con el prospecto normal o solo.

PNT

Lista y contenido de los Procedimientos Normalizados de trabajo. Desde aquí se editan y se asignan a las diferentes fórmulas

(Para cada fórmula hay que consultar unos PNT generales (ej. emulsiones y otros específicos para cada fórmula según sus componentes)
Estos PNT deben estar definidos para cada fórmula y deben de estar disponibles para el elaborador de la fórmula.

Ej: Una carpeta con todos los PNT impresos que el elaborador puede consultar.

En Magisfor usted asigna el nombre o los nombres de los PNT que hay que consultar para la elaboración de cada fórmula y queda guardado.

 

 

 

 

VALORACIÓN

Valoración

ASSS - LIBRE - COSTO

Se valora la fórmula (honorarios, productos, envases), se actualizan los stocks de productos y queda a la vista los lotes, número interno, tipo (pa o excipiente), localización etc de cada producto.

Después se introduce el nombre del paciente y se guarda en el recetario o bien antes de guardarla puede imprimir algunas cosas.

IMPRIMIR 1

Desde la carpeta VALORACIÓN sin guardar la fórmula en el recetario ya puede ir a imprimir algunas cosas, pero es más recomendable guardar la fórmula valorada en el RECETARIO, ya que aunque aún falten datos,  tendrá muchos más datos cuando llegue al RECETARIO de los que tiene cuando está en la carpeta VALORACIÓN.

(Ver más abajo IMPRIMIR 2)

(Magisfor recomienda guardar la fórmula con algunos datos en el Recetario antes de terminarla. Si luego decide no elaborarla, puede eliminarla del recetario.)

-Fórmula y m.o.

-Guía de elaboración y control

-Plantilla de usuario

-PNEC (Procedimiento normalizado de elaboración y control)

-PNT utilizados

Para elaborar la fórmula se imprime una de las opciones de la izquierda.

Tenemos la fórmula con casi todos sus datos necesarios: Cantidades a pesar, lotes, núm.int., localización. Modus operandi, utillaje etc, también se imprime junto con el m.o. un resumen de las características de cada producto y se anota el peso real de cada producto.

También se imprimen si existen, los textos de los excipientes de declaración obligatoria.

       

RECETARIO

 

 

(Recetario y Elaboración están íntimamente relacionados. Todos los datos quedan guardados)

Si lo desea, usted puede trabajar al mismo tiempo con varios recetarios diferentes.

 

Fórmula, número de registro, fecha y todos los datos del paciente médico, valoración, caducidad.

Todos los datos de la fórmula que tenía en MÉTODOS se copian automáticamente en la carpeta ELABORACIÓN.

Se guarda la fórmula valorada en el recetario y se añaden todos los datos de la receta: paciente, médico, posología y todo lo descrito en Imprimir 1, etc.

(Todavía faltan datos en el apunte en el Recetario)

La fórmula queda visible en el RECETARIO con todas las columnas a la vista

Columnas:

-Producto

-Cantidad
-Unidad

-Total a pesar

-Precio de cada sustancia

-pa (si es principio activo, excipiente etc...)

-as (si es de la Seguridad Social

-en (Tipo de envase, o, x, ox)

-ps (normal, psicótropo o estupefaciente)

-au (Precio de excipiente automático o no )

-Lote (lote de cada producto)

-Núm.interno

-Código

-Peso real

-Localización

-Reg (Número de registro del producto)

-Prov (Proveedor)

Al llegar aquí se procede a la pesada de los productos y a la elaboración de la fórmula.

La etiqueta de recepción de cada producto tiene un código de barras que al ser leído nos dice si se está utilizando el producto correcto y el lote correcto. Después de pesar cada sustancia, si la balanza está conectada al ordenador, el peso real queda guardado en la columna "Peso real".

Libro de Contabilidad

Se guardan los datos en Contabilidad:

-Farmacia cliente: Se selecciona la farmacia que encargó la fórmula (sólo para la edición profesional).

-Farmacia propia: Se guardan los datos en el cliente "Mi Farmacia"

Apuntes contables de la farmacia propia y de todas las farmacias clientes. Si la fórmula es para una farmacia cliente, desde el recetario se pulsa un botón y se anota su apunte contable. Al final de cada mes (o cuando se desee), se factura a todos los clientes.

Control de Envíos

Etiquetas de envío

Albarán

Portes

Rutas

Libro de control de envíos

Elaboración a terceros. Se realiza la hoja de trabajo de envíos y se anotan todos los envíos en el libro de control de envíos. En el recetario queda registrada la fecha y el tipo de envío, si ya fue entregada o no. Se envía de forma automática un aviso a la farmacia cliente para decirle que ya está en camino su(s) fórmulas, etc...

ELABORACIÓN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Metodología con los campos:

 

 

(La carpeta Elaboración forma parte del apunte del Recetario y se genera automáticamente al guardar una fórmula valorada en el Recetario. Los datos se copian de la carpeta METODOLOGÍA que tiene cada fórmula. Hay datos automáticos y otros (muy pocos) que debe rellenar el elaborador.)

 

 

 

 

 

Acondicionamiento

Envases con su número interno y número de lote

Elaborador

Responsable de la elaboración

PNT

Procedimiento normalizados utilizados en esa elaboración

Utillaje

Utillaje para esa elaboración

Posología

Si existe en la receta

Duración del tratamiento

Si existe en la receta

Notas Notas extra del farmacéutico.

Firma

Firma autorizada.

Controles

(con los campos):

 

Control de calidad

Según la forma farmacéutica.

Ejemplos: Controles específicos para cápsulas (comprobación de pesos de 20 cápsulas, etc). Controles de emulsiones (tamaño de partícula etc). Controles de soluciones, etc. Todo queda guardado en la carpeta Elaboración.

Control analítico

Datos de las sustancias, aportados por el proveedor y/o realizados en la farmacia.

Prospectos

 

Prospecto normal

(Editado en Magisfor). Contiene también los textos de los excipientes de declaración obligatoria.

Prospecto asociado

(Editado con formato Word)

Modus Operandi

Modus Operandi

(Contiene también las características o propiedades de cada uno de los productos de la fórmula)

Protocolos

-Protocolos para cada forma farmacéutica

-Protocolos específicos de una fórmula

-Etc.

(hasta 36 carpetas diferentes definibles por el usuario para los distintos protocolos)

-Protocolos generales básicos (temperaturas, limpiezas, etc)

-Protocolos para cada forma farmacéutica (emulsiones, soluciones, cápsulas, etc.)

-Protocolos específicos de una fórmula determinada.

 

IMPRIMIR 2

Una vez está la fórmula guardada en el recetario se pueden imprimir las siguientes opciones:

-Guía de elaboración y control

-Fórmula y m.o.

-Prospectos

-Etiqueta

-Plantilla de usuario

-Hoja de elaboración

-Facturación al Seguro

-Albarán a terceros

-Sólo la fórmula

-PNEC (Procedimiento normalizado de elaboración y control)

-Modus Operandi

-PNT utilizados

-Etiqueta de envío

-Etiqueta para la receta

-Guía de elaboración a terceros

-Datos de envío

-Etiqueta precinto

Se puede imprimir cualquiera de las opciones de la izquierda, ya que tenemos todos los datos (datos de los productos, lotes, núm.int. etc, datos del paciente, datos del médico, datos para la etiqueta, datos de los controles de calidad y analíticos, datos del peso real, posología, tratamiento, m.o., fecha de elaboración, elaborador responsable, etc, etc.

Además de imprimir si lo prefiere puede enviarlo todo de forma automática por email en formato JPG o PDF. También puede dejarlo en la nube en una carpeta compartida con la farmacia cliente.

 

 

 

 

 

COMPRAS DE PRODUCTOS

 

Módulo para realizar pedidos a sus proveedores

Pulse aquí para más información

Para cada producto puede tener una lista de hasta 3 proveedores diferentes con los precios visibles para escoger el mejor precio y el mejor más adecuado. Se efectúan los pedidos y se envían automáticamente a los diferentes proveedores en formato CSV (Excel). Magisfor permite mezclar distintos proveedores en un mismo pedido porque al enviarlos los separa en tantos pedidos como proveedores haya.

Recepción de

PRODUCTOS

ENVASES

MATERIAL

-Libro de recepción de productos

-Libro de recepción de envases

-Libro de recepción de material

 

Pulse aquí para una información detallada

Fichero de productos con todos sus campos, precios, lotes, número interno, densidad, riqueza, caducidad, características, propiedades, etiquetado, etc, etc.

En este módulo se recepciona los productos, envases y material de laboratorio.

Se introducen los datos de la factura, precio, fecha, proveedor, lote, núm.CC (control de calidad del proveedor) y se genera un número interno. Se guarda todo en el Libro de Recepción y se imprime la etiqueta con todos los datos para pegar en el envase del producto, en la caja de envases etc. Lo firma el responsable que ha recepcionado.

IMPRIMIR RECETARIO

Módulo que permite ver e imprimir el libro recetario.

Una vez terminado de guardar una fórmula valorada en el recetario, se imprime la etiqueta, prospectos etc y queda el apunte guardado y si lo desea bloqueado para que no se pueda manipular.

Impresión del libro oficial.  Se puede imprimir diariamente, semanalmente o como lo prefiera se firma al final de cada día.

(En la mayoría de las regiones ya no es necesario imprimirlo)

PACIENTES

 

Fichero de pacientes con todos sus campos, dirección, teléfono, DNI, CIP, e-mail, etc, etc.

Es útil tener las fichas de los pacientes para poder avisarles con un e-mail o por teléfono, pero no es conveniente tener las fichas de TODOS los pacientes ya que puede aumentar demasiado la base de datos de pacientes. Conviene tener guardados los datos de los pacientes más asiduos, porque en el Recetario ya están todos los datos de cada paciente aunque no se tenga guardado aquí.

PSICOTROPOS Y

ESTUPEFACIENTES

Entradas - Salidas - Saldos

-Entrada:

Receta oficial con todos los datos

-Salida:

Receta del médico con todos los datos

Entradas, salidas y saldos de psicótropos y estupefacientes con todos los datos: (número de receta oficial, proveedor, médico, colegiado, paciente, etc.)

MÉDICOS

 

Fichero de médicos con todos sus campos, Nombre, colegiado, especialidad, dirección teléfono, email, etc, etc.

Es conveniente tener un buen fichero de médicos porque puede necesitar consultar algo sobre sus fórmulas y también puede enviarle correos electrónicos con datos del programa.

FARMACIAS

 

Fichero de farmacias clientes con todos sus campos.

Logos específicos para cada farmacia.

Imprescindible tener todos los datos para poder facturar, enviar por e-mail prospectos, etiquetas, PNEC, etc.

A partir de la versión 9 se envían las facturas por email en formato JPG o PDF. Ya no es necesario el papel, cualquier cosa se puede enviar por email.

Se generan adeudos domiciliados SEPA que se envía al Banco por Internet para su cobro automático a las farmacias.

 

PROVEEDORES

 

  Fichero de proveedores para la realización de los pedidos de productos. Los proveedores se dan de alta desde el módulo de pedidos.

LISTADOS

-Fórmulas

-Productos

-Envases

-Recetario

-Pacientes

-Médicos

-Proveedores

-Farmacias

-Recepción de productos

-Recepción de envases

-Recepción de material

-Control de envíos

-Psicótropos/estupefacientes

-Caducidades

-Facturas resumidas

Todos los campos de cualquiera de los ficheros de la izquierda

Listado de cualquier fichero imponiendo cualquier tipo de condición o filtro.

Usted puede elegir los campos que quiere listar e imponer cualquier tipo de condición a los mismos.

       

UTILIDADES

 

 

 

 

 

 

 

 

Etiquetas

Programa de etiquetas para las fórmulas, los envases de los productos, etiquetas de envíos, etiquetas de recepción de productos, etc.

Cuando valora una fórmula y llega al RECETARIO, pulsa un botón para guardar la etiqueta del envase y si lo desea la etiqueta de envío (elaboración a terceros). El programa de etiquetas de Magisfor adapta el tamaño de la letra al formato de etiqueta que desee.

Cuando compra y recepciona un producto, también se genera y guarda su etiqueta para luego imprimirla y pegarla en el frasco. Puede hacerla todo lo pequeña que desee.

Estadísticas

 

Estadísticas del libro recetario. Listados para Sanidad, estadísticas de compras, etc...

Logos

 

Para la etiqueta y para los informes. En la elaboración a terceros, logo y colores personalizados para cada farmacia.

Copias de seguridad

 

De los ficheros (fórmulas, productos, recetario, pacientes, Contabilidad etc.) o de todo el programa.

MagisControl

 

Realiza gráficas estadísticas de cualquier parámetro(s) clínico

Imprime las distintas gráficas (de barras, de líneas o de áreas). Admite un parámetro Ej: Colesterol o dos Ej: Tensión.

Estadísticas: Media, Mínimo-Máximo, Estándar, Lineal, etc.

E.M.E.

 

Equivalencias de Medicamentos Extranjeros

Cálculos

 

Utilidad sencilla de cálculos. Puede por ejemplo introducir un PVP y le calcula el Precio de costo, el IVA y el Recargo de equivalencia, o al revés. También puede sumar diferentes cantidades viendo todos los números introducidos.

-Envíos por e-mail

-Pasar a Excel

-Transformar en JPG

 

Enviar cualquier cosa por e-mail al paciente, al médico o a la farmacia cliente.

Pasar a Excel casi cualquier cosa o transformar también cualquier cosa en un fichero JPG o PDF para adjuntar a un e-mail

O bien dejar casi cualquier cosa en una carpeta compartida en la nube (Google Drive o OneDrive) con su farmacia cliente.

-Pasar fórmulas de un fichero a otro

-Unir recetarios

-Calcular nuevos precios de los productos

-Restaurar copias de seguridad

-Arreglar ficheros

 

Otras utilidades.

       

CONTABILIDAD

Más información aquí

 

Sólo para la edición profesional. Desde este módulo se generan las facturas a las farmacias clientes, se imprimen o se envían por email y se generan los adeudos domiciliados que luego se enviarán al Banco.

ADEUDOS DOMICILIADOS

Más información aquí

  Desde CONTABILIDAD se generan los adeudos automáticamente y se pasa al módulo de adeudos domiciliados con la norma SEPA para generar el fichero que se enviará al Banco por Internet.

Estadísticas

Más información aquí

  Estadísticas de las fórmulas elaboradas de todo tipo. Estadísticas especiales de fórmulas elaboradas a otras farmacias que exige Sanidad (orales, tópicas, otras).
Pasar cualquier cosa a Excel

Enviar cualquier cosa por email

Transformar cualquier cosa en formato jpg o pdf

Tutoriales

  Además del manual que se va quedando anticuado con el tiempo, hay unos TUTORIALES que están siempre al día. Muy recomendable echarles una ojeada.

 

1-La farmacia que encarga la fórmula (la llamaremos a partir de aquí Farmacia Cliente), envía a su laboratorio un e-mail o un fax con los datos de la fórmula. O bien un laboratorio de cosmética va a elaborar una fórmula.

 

2-SELECCIONAR LA FÓRMULA QUE SE VA A ELABORAR Y COMPROBAR SUS MÉTODOS:

El laboratorio va a la carpeta FÓRMULAS, busca la fórmula en su fichero de fórmulas y si no está, la da de alta.

Si la fórmula es nueva, habrá que crearla y rellenar todos los datos de la carpeta MÉTODOS: Modus operandi, Metodología, Prospectos, PNT, etc. (Ver arriba en el cuadro gráfico).

 

Si suponemos que la fórmula que se va a elaborar es una emulsión:

 

En la carpeta METODOLOGÍA tenemos:

 

-Utillaje: Pulsando el botón Utillaje, aparecerán los grupos de utillajes (utillaje para emulsiones, utillaje para soluciones etc). cada grupo contiene una serie de utillajes. Por ejemplo dentro del grupo Utillaje para emulsiones podría haber:

 

Vasos de precipitados
Agitador magnético
Baño maria
Termómetro

 

Si selecciona el grupo "Utillaje para emulsiones" y pulsa el botón "Editar" puede ver lo que contiene el grupo y añadir o quitar lo que quiera. Todo lo que hay dentro del grupo que se elija aquí en Metodología, se pegará en la carpeta ELABORACIÓN cuando la fórmula se guarde en el RECETARIO. También lo verá cuando para elaborar la fórmula imprima la Guía de elaboración y Control.

 

-Control de calidad: Igual que en utillaje, están las distintas plantillas de control de calidad. Para una emulsión la plantilla seleccionada sería "-Plantilla para emulsiones" que podría contener esto:

 

Verificación de peso (+ - 10%):
Caracteres organolépticos (Buenas/malas):
Tamaño partícula disperso (pño/gde):
Determinación de fase externa (igual/desigual):
Burbujas de aire (ausencia/presencia):
Dispersión del principio activo (si/no):
Separación de fases (no/si):
pH:

 

Estos controles de calidad también se pegarán en la carpeta ELABORACIÓN y usted deberá analizar la emulsión terminada y luego rellenar los datos de este control de calidad. Por ejemplo:

 

Verificación de peso (+ - 10%): Correcto
Caracteres organolépticos (Buenas/malas): Correcto
Tamaño partícula disperso (pño/gde): pequeño
Determinación de fase externa (igual/desigual): Igual
Burbujas de aire (ausencia/presencia): Ausencia
Dispersión del principio activo (si/no):
Separación de fases (no/si): No
pH: 5,5

 

-Control analítico: Igual que los controles anteriores si pulsa el botón "Control analítico" aparecen sus grupos de controles analíticos. En general, los controles analíticos los hace el fabricante y el distribuidor de los productos. Cuando compra un producto el distribuidor debe darle el control analítico de la sustancia que debe archivar. Dependiendo del tipo de laboratorio y/o de la fórmula que se vaya a elaborar es posible que también usted tenga que hacer algún control analítico. En general bastará con que en este punto se especifique que usted posee el control analítico de todas las sustancias que está utilizando. Ejemplo: Pulse el botón "Control analítico" y cree un grupo de control analítico denominado Control general, edítelo y dentro escriba: Se adjuntan datos analíticos del proveedor. Esta frase aparecerá luego en la carpeta ELABORACIÓN dentro del Control analítico cuando guarde la fórmula en el RECETARIO.

 

-Conservación y texto en la etiqueta:

En esos campos debe introducir especificaciones de conservación y algún texto especial que necesite escribir en la etiqueta. Ejemplo:

Conservación:

-Guardar en nevera.

Texto en etiqueta:

-Mantener alejado de los niños.

 

-Protocolos:

Cuando pulsa el botón Protocolos aquí en METODOLOGÍA, aparecen todos los protocolos disponibles. Esos protocolos los define desde:

Menú Configuración => Parámetros => Textos1

En MagisFor tiene 3 tipos de protocolos:

1-Protocolos básicos: Ejemplo, temperatura de la nevera, temperatura ambiente, vaciar papeleras etc.

2-Protocolos de las diferentes formas farmacéuticas: Cada forma farmacéutica puede tener sus protocolos específicos.

3-Protocolos para cada fórmula: Cada fórmula además puede tener un protocolo específico para ella sola.

Para más información sobre los protocolos pulse aquí.

 

En la carpeta METODOLOGÍA tiene otros campos como por ejemplo Características del producto terminado y Observaciones que es posible que también quiera rellenar.

 

Todo lo que haya en la carpeta MÉTODOS pasará a la carpeta ELABORACIÓN cuando la fórmula valorada se guarde en el RECETARIO.

Nota: Si es una repetición de fórmula, puede buscar la fórmula en el RECETARIO y llevarla a VALORACIÓN.

 

FÓRMULAS-MÉTODOS => VALORACIÓN => RECETARIO-ELABORACIÓN 

En este proceso, todo lo que haya en la carpeta MÉTODOS se copia en ELABORACIÓN.

 

RECETARIO-ELABORACIÓN => VALORACIÓN => RECETARIO-ELABORACIÓN

En este proceso al volver a guardar una fórmula que ya estaba en el RECETARIO, se copia toda su carpeta ELABORACIÓN.

 

3-VALORACIÓN

Terminado el proceso 2 (Crear la fórmula y sus métodos), se va a la carpeta VALORACIÓN, se pone la cantidad que se desea elaborar y se valora la fórmula con uno de los tres precios disponible (ASSS, P.COSTO, PVP) según sea del Seguro, Libre o precio de costo si por ejemplo es para un laboratorio de cosmética. Al valorar la fórmula se buscan y encuentran cada producto de la misma y se trae de cada producto los lotes, números internos, localización, tipo (pa o excipiente), caducidad, propiedades, etc. y se escoge el material de acondicionamiento.

Se actualiza en estos momentos los stocks de los productos (o puede dejarlo para más adelante). Se escoge el envase o los envases si va a elaborar una gran cantidad.

 

4-ELABORACIÓN DE LA FÓRMULA:

Se introduce (si se desea) el nombre del paciente (para laboratorios de cosmética se introduce el nombre de la fórmula) y aquí se puede ir por dos caminos:

 

Primer camino:

Se pulsa el botón Imprimir para ir a la ventana IMPRIMIR.

Aquí hay que imprimir la Guía de Elaboración y Control para así tener todos los datos de la fórmula y sus productos sobre la mesa y poder elaborarla. También se imprime el Procedimiento Normalizado de Elaboración y Control (PNEC).

En la Guía, a la derecha de cada producto aparece la cantidad a pesar, el lote, el número interno y la localización. hay un espacio para introducir el peso real.

Nota: Si el ordenador con MagisFor está cerca, se conectar la balanza al ordenador y queda grabado en el programa el peso real. También se puede pasar un escáner por el código de barras de la etiqueta de recepción del producto (se genera cuando se compra el producto) o bien teclear su código y MagisFor avisa si se está pesando el producto correcto y el lote correcto. Hacer eso evita cualquier error grave de pesar una sustancia diferente a la que hay en la fórmula. (Ver tutorial pesar el producto correcto)

 

Debajo de la fórmula aparece:

 

-El Modus Operandi. Debajo del M.O. aparece un pequeño resumen de las características de cada producto, ejemplo, solubilidad, punto de fusión etc, necesarios para la correcta elaboración. Lo que se imprime es la parte de arriba de las características de cada producto que está en la carpeta PRODUCTOS (en la ficha de productos abajo hay dos cuadros de características).

 

-El utillaje (vasos de precipitados, mortero, etc, según la formula), se imprime también.

 

-El material de acondicionamiento (El o los envases con sus lotes y sus números internos)

 

-Los controles de calidad que hay que realizar una vez elaborada la fórmula. Ejemplo si es una emulsión:

Verificación de peso (+ - 10%): XXXXX
Caracteres organolépticos (Buenas/malas): XXXXX
Tamaño partícula disperso (pño/gde): XXXXX
Determinación de fase externa (igual/desigual): XXXX
Burbujas de aire (ausencia/presencia): XXXXX
Dispersión del principio activo (si/no): XXXXX
Separación de fases (no/si): XXXXX
pH: XX

 

-La conservación

 

-Notas

 

En la parte de abajo aparece el nombre del elaborador y la firma del responsable.

Para la correcta elaboración, se consultan los PNT que aparecen en el PNEC. Puede ser necesario más de un PNT, por ejemplo un PNT general de emulsiones y otro específico para esa fórmula. Los PNT que aparecen aquí se pueden consultar en la pantalla, pero se recomienda tenerlos impresos metidos en fundas transparentes en una carpeta de anillas y que estén a mano del elaborador.

Después o durante la elaboración, habrá que rellenar los Protocolos propios de la fórmula en cuestión (limpieza del material, ajuste y limpieza de aparatos, etc). esto se puede hacer bien desde la carpeta MÉTODOS => METODOLOGÍA pulsando el botón Protocolos o bien luego en el RECETARIO pulsando el botón P, porque los protocolos definidos en METODOLOGÍA se copian en el RECETARIO.

 

Segundo camino:

En vez de pulsar el botón Imprimir en la carpeta VALORACIÓN, la fórmula valorada por primera vez, se guarda en el RECETARIO antes de ir a imprimir aunque no tenga todos sus datos, ya que se pueden introducir, modificar etc, después de la elaboración. Por un camino o por otro siempre va a tener que ir a RECETARIO y a ELABORACIÓN para rellenar datos.

Ahora en el RECETARIO se pulsa el botón Imprimir para imprimir todo lo del punto 4. Esta forma de trabajo nos ahorra tener que valorar la fórmula dos veces y evita posibles errores. Es mucho más rápido guardar la fórmula en el RECETARIO antes de ir a Imprimir aunque no tenga todos sus datos y no hay ningún problema ya que ciertos datos (controles, etc.) por un camino o por otro se introducen siempre después de elaborar la fórmula. Si al final no se elabora la fórmula, se puede eliminar el apunte del RECETARIO pulsando el botón Papelera.

 

Primer camino:

FÓRMULAS => VALORACIÓN => IMPRIMIR => VALORACIÓN => RECETARIO => IMPRIMIR

 

Segundo camino:

FÓRMULAS => VALORACIÓN => RECETARIO => IMPRIMIR (más fiable y más rápido que el primero)

 

Si la fórmula es repetición y ya la tenemos en el RECETARIO se haría así:

RECETARIO => VALORACIÓN => RECETARIO => IMPRIMIR

 

5-Guardar todos los datos en el RECETARIO:

Cuando todos los pasos anteriores están terminados, si se ha seguido el primer camino, el mismo elaborador u otro responsable debe meter los datos en el RECETARIO, si se ha seguido el segundo camino la fórmula ya está en el RECETARIO.

Para el primer camino, con la Guía de Elaboración delante, se vuelve a valorar la fórmula, esta vez con cuidado de escoger bien el botón de precios según sea del Seguro, Libre etc. Al final aparece la lista de envases y se escoge el envase.

En la misma carpeta VALORACIÓN Se introduce el Nombre del paciente (o nombre de la fórmula para laboratorios de cosmética) y se pulsa el botón p/d (posología y duración del tratamiento si lo hay) y luego se pulsa el botón que guarda la fórmula en el RECETARIO (o INTRO que la guarda también).

Una vez en el RECETARIO, se introducen los datos que faltan (médico, colegiado, otros datos del paciente si no estaba registrado, aportación, descuentos, etc). En el RECETARIO, todos los datos que había en la carpeta MÉTODOS se han copiado en la carpeta ELABORACIÓN. En la carpeta ELABORACIÓN el responsable tiene que rellenar los controles de calidad que se hicieron al elaborar la fórmula y comprobar todo bien.

Si la fórmula la encargó una farmacia cliente en la carpeta RECETARIO se pulsa el botón que hay a la izquierda del campo Farmacia para asignar la elaboración de esa fórmula a esa farmacia. Luego también en el RECETARIO se pulsa el botón que guarda el apunte en CONTABILIDAD. Así mismo se puede pulsar el botón que genera y guarda la Etiqueta del frasco. Ahora ya está todo listo para imprimir lo que sea.

 

Nota: En MagisFor es importante tener muy claro que la carpeta FÓRMULAS y la carpeta MÉTODOS forman una sola unidad. la carpeta RECETARIO Y LA CARPETA ELABORACIÓN forman una sola unidad.

 

FÓRMULAS <=> MÉTODOS

RECETARIO <=> ELABORACIÓN

 

MÉTODOS y ELABORACIÓN no están unidas, pero cuando guarda una fórmula en el RECETARIO todo los que hay en MÉTODOS se copia en ELABORACIÓN. Por eso es tan importante tener bien definida para cada fórmula, la carpeta MÉTODOS, eso ahorra mucho tiempo y trabajo.

 

6-Imprimir los Informes, Etiquetas, Hoja de Elaboración etc.:

Una vez comprobado que todos los datos de la carpeta RECETARIO y la carpeta ELABORACIÓN están correctos, se pulsa el botón Imprimir que hay en la barra de herramientas del RECETARIO y aparece la ventana IMPRIMIR con todas las opciones (Ver gráfico de arriba IMPRIMIR2).

Todo queda siempre guardado en el disco duro, pero como mínimo ha de imprimir la etiqueta, el prospecto para el paciente y la Hoja de Elaboración (o la Guía de Elaboración y Control + el PNEC). Lo más completo en MagisFor es la Hoja de Elaboración, ahí está absolutamente todo, puede imprimirla y archivarla. Al final debe firmarla el responsable.

Nota: Si la fórmula es para un tercero, en vez de imprimir el prospecto para el paciente, pulsando un botón se envía directamente a la farmacia que encargó la fórmula, también se puede enviar cualquier cosa que pueda imprimir. Esto se hace desde la ventana IMPRIMIR, pulsando el botón Enviar por e-mail.

Por todas partes del programa tiene botones para enviar las cosas por e-mail.

 

7-Control de Envíos:

 

Está descrito en este tutorial

 

8-Imprimir el Libro Recetario:

Se accede a la ventana IMPRIMIR RECETARIO desde:

Menú Recetario => Imprimir Libro.

Si elabora muchas fórmulas al día, tal vez sería conveniente imprimir todos los apuntes de cada día en papel sellado por Sanidad y firmarlo al final.

Si no elabora demasiadas fórmulas, puede imprimir por periodos. MagisFor traza una línea más ancha entre dos días diferentes para diferenciarlo y que pueda firmar en el margen al final de cada día.

 


 

-Compra de un producto. Recepción de productos. Lotes:

 

Pulse aquí para una información detallada

 

Continuará...