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Esta página contiene las respuestas a las preguntas más comunes realizadas a nuestro personal de soporte, junto con algunas sugerencia y trucos que hemos encontrado útiles y que mostramos aquí como preguntas. Si desea respuestas más amplias vaya a la sección Tutoriales

  1. No me acuerdo de mi usuario o de mi contraseña, ¿cómo lo soluciono?
  2. No sé cómo empezar ...
  3. ¿Qué debo hacer para que la hoja de elaboración se cree sola ... ?
  4. No puedo introducir algunos datos en la ficha de productos
  5. ¿Debo guardar siempre una fórmula valorada en el recetario ... ?
  6. No sé cómo crear una fórmula de papeles, supositorios o cápsulas ...
  7. ¿Cómo puedo modificar una etiqueta guardada ... ?
  8. ¿Puedo crear un fichero de etiquetas personalizadas ... ?
  9. ¿Cómo debo hacer las copias de seguridad ... ?
  10. ¿Que pasa si elimino un apunte del recetario ... ?
  11. Me gustaría cambiar el ancho de las columnas de las celdas ...
  12. ¿Cómo configuro la resolución de la pantalla para ver mejor el programa ... ?
  13. ¿Puedo ver en la carpeta recetario los apuntes de un solo paciente ... ?
  14. ¿Cómo hago los listados de los ficheros ... ?
  15. ¿Cómo abro un nuevo directorio para copias de seguridad ... ?
  16. Listados de ENTRADAS, SALIDAS y SALDOS de sustancias psicotropas.
  17. Desde la pantalla IMPRIMIR muchas opciones no se imprimen.
  18. ¿Cómo creo un grupo de utillaje o de controles... ?
  19. Al restaurar copias de ficheros que tenía en un CD el programa no funciona bien ...
  20. ¿Que debo hacer al comenzar un nuevo año?
  21. ¿Puedo escribir en las celdas de la carpeta VALORACIÓN?
  22. ¿Cómo puedo crear un nuevo fichero de envases?
  23. ¿Qué abreviaturas reconoce el programa para los campos (pa-ex) e Incidencias?
  24. No puedo entrar al programa porque no me acuerdo de la contraseña
  25. No puedo ver los PNT cuando pulso el botón PNT en la carpeta METODOLOGÍA...
  26. Los PNT del programa con extensión .doc no se ven bien...

  27. ¿Mejor Word o WordPad para la edición de los PNT?

  28. Cómo configurar las impresoras de informes y etiquetas...

  29. Cómo imprimir un logo en informes y etiquetas...

  30. Cómo utilizar la SUPER MACRO

  31. Diferencias entre la Guía de Elaboración y Control y el PNEC (Procedimiento Normalizado de Elaboración y Control.)

  32. Recepcionar productos.

  33. Quiero cambiar de ordenador y no sé cómo instalar de nuevo MagisFor...

  34. Con el programa en red, no puedo ver ni editar los PNT...

  35. En la edición profesional ¿Cómo se utiliza el módulo de envíos?

 

 

 

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No me acuerdo de mi usuario o de mi contraseña:

 

Este problema se soluciona eliminando el archivo WARUSER que se encuentra dentro de la carpeta MagisFor.

Al eliminar WARUSER se eliminan todos los usuarios y contraseñas y puede volver a entrar al programa sin introducir nada.

El primer usuario que hay que dar de alta es el usuario "m". El usuario "m" (o "M") es el único que siempre puede hacer cualquier cosa y no tiene ningún filtro.

 

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¿Qué debo hacer para que la hoja de elaboración se cree sola ... ?

    Cada fórmula tiene asociado unos métodos. En realidad dentro de la carpeta Métodos tenemos más cosas: (Prospecto, M.O., PNT, Controles, Utillaje, etc). Para simplificar llamaremos Carpeta métodos a todo ese conjunto de cosas.

    Una hoja de elaboración no pertenece a ninguna fórmula. Cada hoja de elaboración está asociada con un apunte del recetario. Es muy importante comprender bien esto, es decir:

Fórmula <====> Métodos

Apunte del recetario <====> Hoja de elaboración

    Para que al guardar una fórmula en el recetario se cree automáticamente la hoja de elaboración de ese apunte, es necesario que la carpeta Métodos correspondiente a cada fórmula esté bien definida. Si para cada fórmula introducimos correctamente todos los datos: -Prospecto, -M.O., -PNT, -Utillaje, -Controles, etc., al guardar la fórmula en el libro recetario, todos estos datos se pegarán en la hoja de elaboración, con lo cual se habrá creado La Guía de elaboración y el Procedimiento Normalizado de Elaboración y Control (PNEC) de forma automática.

El programa lleva unas Plantillas de Control de calidad para cada tipo de forma farmacéutica que le resultarán muy útiles. Para seleccionar una plantilla, pulse el botón Control de calidad, seleccione una plantilla y pulse el botón que tiene una mano dibujada para pegarla.

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No puedo introducir algunos datos en la ficha de productos ...

    Algunos campos de la ficha de un producto sólo se pueden modificar después de pulsar el botón "L" (Lote) o bien el botón "Pedidos".

    Magisfor le permite tener de cada productos 5 compras diferentes con 5 lotes y 5 números internos diferentes. Después de una compra, deberá seleccionar el Lote activo (el lote que va a utilizar en la próxima fórmula).

    Al terminar de introducir los datos de una factura de compra, se actualizarán los precios de coste y PVP, el stock, las entradas etc, y se anotará un registro nuevo en el Libro recepción de productos. Cunado ser termine un producto o caduque deberá darlo de baja. (Más información en los Tutoriales)

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¿Debo guardar siempre una fórmula valorada en el recetario ... ?

    Legalmente sí, y si queremos imprimir todos los datos correctamente también es necesario, ya que hasta que no llegamos al libro recetario no tendremos los datos del médico, paciente y todos los datos de la hoja de elaboración (que se guardan al guardar una fórmula valorada en el recetario).

    Una vez hemos llegado al libro recetario, es el momento de pulsar el botón Imprimir, porque ya tenemos todos los datos.

    Si pulsamos el botón Imprimir desde la carpeta Valoración, faltarán muchos datos.

    Si lo desea, puede imprimir la Hoja de elaboración desde la carpeta Métodos, aunque también faltarán algunos datos.

    Lo mejor es guardar la fórmula en el recetario aunque al principio no tenga todos los datos.

 

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No sé cómo crear una fórmula de papeles, supositorios o cápsulas ...

    Esta es la forma correcta de hacerlo:

  1. Se introducen los productos y las cantidades primero

  2. Como último producto se introduce:

        Cápsulas         1 u.

o bien:

       Papeles           1 u.

o bien:

        Supositorios     1 u.

   Ejemplo:

   Hidroxicina clorhidrato      100 mg

   Terbutalina sulfato                  1 mg

   Cápsulas                                    1 u.

 

    Previamente habremos dado de alta como si fuera un producto: Cápsulas, Papeles y Supositorios.

    Es imprescindible escribir como cantidad 1 y como unidades u. (una u y un punto), porque es en ese momento cuando el programa comprende que toda la fórmula forma parte de una sola unidad, ya que el tratamiento de estas fórmulas de unidades es completamente diferente a las demás.

 

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¿Cómo puedo modificar las etiquetas guardadas ... ?

Es muy sencillo. En el programa de etiquetas hay que situarse encima de cualquier línea que no sea la cabecera y pulsar INTRO. El fondo se pondrá amarillo y podremos editar esa línea. Al terminar volvemos a pulsar Intro. Cuando salgamos del programa de etiquetas nos preguntarán si queremos guardar los cambios. Arriba tenemos un botón con el que podremos eliminar cualquier línea de la etiqueta.

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¿Puedo crear un fichero de etiquetas personalizadas ... ?

    Si queremos tener un fichero con un grupo de etiquetas que usamos a menudo hemos de hacer lo siguiente:

  • Menú Etiquetas ==> Abrir nuevo fichero
  • Nombre del fichero: Mi fichero de etiquetas (el nombre que queramos)
  • Ahora ese fichero es por defecto el que va a guardar las etiquetas de las fórmulas que valoremos o las que guardemos desde el recetario. Lo ideal es buscar las fórmulas que queramos guardar en el recetario y pulsar el botón guardar etiqueta del recetario (tiene un disquete dibujado). Más tarde vamos al fichero de etiquetas y hacemos los cambios que queramos en las etiquetas guardadas, por ejemplo dejamos en blanco la línea del paciente, la del médico, la fecha etc; ajustamos el tamaño a nuestro gusto y al salir guardamos los cambios.

       Cuando volvamos al programa, es MUY IMPORTANTE volver a cambiar el nombre del fichero de etiquetas, ya que de lo contrario, de cualquier apunte que guardemos en el recetario, se guardará la etiqueta en nuestro nuevo fichero de etiquetas personalizado. Podemos tener tantos nombres de ficheros de etiquetas como queramos. Por defecto el programa nos crea el nombre con la fecha y la hora, luego al ir a ficheros de etiquetas tenemos la opción de seleccionar el fichero que deseemos para ver sus etiquetas.

       Si cambiamos el nombre del fichero de etiquetas en el mismo programa de etiquetas, el cambio es temporal, y se seguirán guardando las etiquetas en el fichero que hayamos definido desde el módulo principal del programa, de esta forma no hemos de preocuparnos si cambiamos de un fichero a otro en el programa de etiquetas, incluso si el programa está en red, unos pueden estar valorando y guardando etiquetas en un fichero mientras otros pueden estar imprimendo las etiquetas de otros ficheros.

 

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¿Cómo debo hacer las copias de seguridad ... ?

    Por defecto, las copias de seguridad se hacen en la misma carpeta donde está instalado el programa (C:\Archivos de programa\MagisFor). El nombre de los ficheros copiados es el mismo con las palabras "Copia de" delante del nombre. Esto ES MUY IMPORTANTE CAMBIARLO LO ANTES POSIBLE porque si no cada vez que hagamos una copia, se añadirá la palabra "Copia de" a cada uno de los archivos.

    Para hacer copias más seguras, conviene abrir uno o varias carpetas de copia. Para ello hay que pulsar el botón "Nuevo", escribir una ruta y pulsar Intro (hasta que no pulsamos INTRO, no se crea la nueva carpeta).

    La ventaja de hacer la copia en una carpeta diferente a la del programa, es que además de los ficheros podemos copiar las variables e incluso todo el programa. Deberíamos copiar todo el programa en otra carpeta al menos una vez o cada vez que realizamos una actualización.

    Si el ordenador está en red, podemos incluso hacer una copia de seguridad en un ordenador diferente. Ejemplo: (F:\Copia de MagisFor) copiará los ficheros en el disco F que se encontrará en otro ordenador. Hay que tener en cuenta que la copia en otro ordenador será algo más lenta, sobre todo si tenemos instalado un antivirus.

    La configuración más idónea para la copia de seguridad es que ésta aparezca al terminar el programa. Para ello hay que ir a: Configuración ==> Parámetros ==> General.

    Si está haciendo la copia desde un puesto de trabajo, es conveniente que active la opción "Con pausas", ya que si hay muchos archivos puede colapsar la red (clásico cuello de botella).

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¿Que pasa si elimino un apunte del recetario ... ?

    Cuando se pulsa el botón Papelera desde la carpeta Recetario, se elimina el apunte que esté en ese momento seleccionado, pero el número del registro del apunte no se pierde, se guarda y se asignará ese número a la próxima fórmula que guardemos en el recetario. Si eliminamos el último apunte del libro no hay problemas porque el siguiente apunte tomará ese número, pero si eliminamos por ejemplo la primera fórmula, el número que tenía pasará al siguiente apunte que guardemos. Pasar no pasa nada, pero las fechas de los apuntes no serán correlativas.

    Lo mejor es eliminar enseguida un apunte que por error hemos guardado sin haber elaborado la fórmula.

    A partir de la versión 1.4.11, tenemos la opción de corregir los stock etc, antes de eliminar un apunte del libro recetario.

Los pasos a dar serían estos:

Seleccionamos en el recetario el apunte que queremos eliminar ==> Vamos a la carpeta Valoración ==> escribimos la cantidad en negativo y lo volvemos a valorar actualizando el stock ==> Vamos a la carpeta recetario y pulsamos el botón "papelera" para eliminar el apunte.

 

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Me gustaría cambiar el ancho de las celdas ...

    Puede cambiar el ancho de columna de celdas y guardar los cambios para que aparezcan tal como queremos la próxima vez que entremos al programa.

    Para cambiar el ancho: hay que situar el cursor en la primera fila entre dos columnas. En ese momento el puntero del ratón cambiará a una flecha que señala a la izquierda y a la derecha. Pulsamos el botón izquierdo del ratón y ensanchamos o estrechamos la columna como deseemos (igual que se hace en Excel). Luego hay que ir a: Configuración ==> Tamaño ==> Fijar tamaño actual para guardar los cambios.

    Por ejemplo, en la carpeta valoración, la columna "au" (excipiente automático) sólo es útil para algunas comunidades. El resto de comunidades pueden ocultar dicha columna estrechándola hasta que no se vea.

    Hay que tener en cuenta que las celdas de la carpeta Valoración son las mismas que las de la carpeta Recetario y los cambios hay que hacerlos en la carpeta RECETARIO, no en la carpeta VALORACIÓN.

    Si cambiamos el ancho de las celdas en la ventana que aparece cuando vamos a imprimir el libro recetario, para guardar los cambios hay que ir a: Imprimir ==> Guardar cambios de esa misma ventana.

 

    Nota: El ancho de las columnas para la carpeta VALORACIÓN hay que cambiarlo en la carpeta RECETARIO, ambas rejillas son idénticas. Los cambios en VALORACIÓN los verá cuando salga y vuelva a entrar al programa.

 

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¿Cómo configuro la resolución de la pantalla para ver mejor el programa ... ?

 

    La ventaja de MagisFor es que la mayoría de sus ventanas siempre se adaptan a la resolución que usted ponga. Si usted no quiere tener maximizada la ventana del módulo principal, puede estirarlo por la esquina inferior derecha y ponerlo del tamaño que desee, al hacer eso, MagisFor ordenará todos sus controles y los cambiará de tamaño para adaptarlos lo mejor posible al tamaño de la ventana.

 

    La mejor resolución para ver bien el programa es la máxima resolución que su tarjeta gráfica permita o mejor la resolución con la que usted trabaje más a gusto. Como mínimo se recomienda 1024 x 768, color verdadero de 32 bits. No se puede ver con una resolución de 640 x 480, ni el programa MagisFor ni nada de nada, usar 640 x 480 ya es de otro siglo...

    Si su pantalla no es muy alargada (panorámica), es aconsejable seleccionar la opción:

Configuración => Tamaño => Siempre maximizado.

    Si su pantalla es panorámica es mejor que no maximice la ventana, ya que MagisFor se ve mejor con una relación 4:3.

 

    Para cambiar la resolución en Windows:

  1. Configuración ==> Resolución

  2. Escogemos la carpeta Configuración y cambiamos el área de la pantalla a la resolución que deseemos. Luego pulsamos el botón avanzada y escogemos tamaño de fuentes pequeñas (100%). Pulsamos aceptar y comprobamos que el área de pantalla no haya cambiado.

  3. Escogemos color de 32 bits o color verdadero (y volvemos a comprobar que permanece el área de pantalla que hemos introducido). Según la tarjeta gráfica que tenga el ordenador podremos escoger más o menos resolución. Una tarjeta pobre, no nos permitirá tener muchos colores con una alta resolución.

A partir de la versión 12, cada puesto de trabajo tiene su configuración personalizada. Esto evita problemas cuando varios ordenadores en red que están utilizando Magisfor tienen resoluciones de pantalla muy diferentes (uno vería la ventana de Magisfor enorme y otro muy pequeña).

 

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¿Puedo ver en la carpeta recetario los apuntes de un solo paciente ... ?

  

   Si, Es muy fácil. Basta introducir el nombre o parte del nombre del paciente en el cuadro de texto "Filtro" del libro recetario y pulsar Intro o el botón Filtro.

   También podríamos ver los apuntes de un médico, o de una determinada fórmula, o sólo las fórmulas que contengan un determinado producto etc, para ello basta ir a: Recetario ==> Ver apunes por: ==> Médicos e introducir en el cuadro de texto Filtro el nombre o parte del nombre de un médico. (Lo mismo para el nombre de una fórmula). Para ver otra vez todos los apuntes, borramos lo que hay en el cuado de texto filtro y pulsamos Intro o el botón.

 

(El cuadro de texto Filtro es el que está a la derecha del cuadro de texto Buscar).

 

A partir de la versión 12 tienen montones de filtros. (Ver novedades de la versión 12)

 

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¿Cómo hago los listados de los ficheros ... ?

 

   ¡ Hay más posibilidades de las que podéis imaginar ...!

    Para hacer un listado nos hemos de centrar en 2 partes:

 

  • Campos del listado

  • Condiciones del listado

 

    Por ejemplo si cogemos el fichero de productos: La ficha completa es un registro, y cada parte de ella (Precio Coste, Precio ASSS, PVP, Stock actual etc.) es un campo.

    Primero hay que escoger los campos que queremos que aparezcan en nuestro listado. El conjunto de campos que escojamos formará un registro en nuestro listado que tendrá menos campos que un registro completo en el fichero de productos. Para escoger los campos, hay que ir al Menú Campos y seleccionar los que queramos.

    Luego podemos imponer unas condiciones que deben cumplir algunos campos. Una condición no es ni más ni menos que un filtro para que algunos registros no aparezcan si no cumplen dicha condición. Es imponer unas condiciones a un determinado campo de nuestro fichero. Para escoger las condiciones vamos al Menú Condiciones.

 

    En nuestro ejemplo del fichero de productos, podríamos escoger los campos Nombre, Precio de coste y Caducidad. Luego escogemos en el menú condiciones, por ejemplo el campo Stock actual para imponerle condiciones. A la derecha de la condición para el campo Stock actual, tenemos que introducir una fórmula. Por ejemplo >0. Ahora ya podemos pulsar el botón que tiene dibujada una flecha azul para que se escriba el listado. En nuestro listado sólo aparecerán los productos cuyo Stock actual sea mayor que cero ya que esa ha sido la condición que hemos impuesto.

    Si los campos que hemos seleccionado junto con las condiciones es un listado que vamos a realizar a menudo, conviene guardarlo como una Macro para no tener que volver a seleccionar otra vez todos los campos y condiciones. Para ello abrimos el Menú Macros ==> Acciones ==> Guardar como... y le damos el nombre que queramos para guardarlo. Para volver a ver este listado, ya no hará falta seleccionar otra vez los campos y las condiciones, bastará seleccionar la macro que hemos guardado. También podemos corregir el ancho de las columnas y guardarlo con la macro.

 

    Si nos fijamos en las celdas de las condiciones, vemos que hay por cada línea hasta 4 columnas.¡Podemos imponer cuatro condiciones diferentes a un mismo campo! Por ejemplo al campo Stock actual de nuestro anterior listado le podíamos haber impuesto como segunda condición: <100 y al pulsar el botón para escribirlo, habríamos listado los productos cuyo Stock actual es mayor de cero pero menor de 100. Y no sólo eso, sino que podemos seleccionar más campos de condiciones (¡hasta 20!). Así que nadie me podrá decir que no puede hacer un listado a su capricho...

    Las operaciones más corrientes para las condiciones de un listado las podéis ver desde la ventana Listados, pulsando el pequeño botón azul de ayuda en pantalla. Es interesante leer la forma de hacer un listado de entradas, salidas y saldo de una sustancia psicotropa. También la forma de hacer un listado comparando 2 campos del propio listado (por ejemplo para un listado de productos cuyo stock actual esté por debajo del Stock mínimo).

 

    Una vez tenemos el listado impreso en la pantalla, podemos aumentar o disminuir el tamaño de la letra para que al imprimir nos quepa en un DIN A4. También podemos ordenar el listado según el campo que queramos, pinchando con el ratón sobre la columna que queremos ordenar y pulsando el botón que tiene dibujado una A y una Z, se ordenará el listado.

    Podemos sumar las cifras de una determinada columna. Para ello pinchamos en la columna (en cualquier fila) y pulsamos el botón Suma.

    Más cosas que podemos hacer es eliminar una línea o insertar una línea en blanco para escribir lo que queramos.

    Una vez tenemos nuestro listado terminado, pulsamos el botón Imprimir y aparecerá otra pantalla con el listado listo para su impresión. Aquí podemos escoger imprimir en vertical o con la hoja en horizontal. Una vez seleccionado esto, pulsamos el botón Imprimir y el listado pasa a la impresora.

    Otra cosa que podemos hacer es ampliar o disminuir el ancho de las columnas y guardar el tamaño junto con la macro para que las columnas tengan siempre el mismo ancho. (El ancho de las columnas en un listado lo da por defecto el campo más ancho de ese listado).

   

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¿Cómo abro un nueva carpeta para copias de seguridad ... ?

 

    Desde la ventana de copia de seguridad, hay que pulsar el botón Nueva carpeta de copia, se introduce una ruta (da igual que no exista) y pulse el botón ACEPTAR para que se guarde ese nombre de carpeta en la lista. 

Si estamos en red con otros ordenadores, para mayor seguridad, podemos crear un directorio en un ordenador diferente (cuidado con los antivirus que harán muy lento el proceso de copiar de un ordenador a otro). Por ejemplo un directorio de copia podría ser: (F:\Copia de MagisFor)

    Conviene tener varios directorios de copia. En uno de ellos haremos la copia solamente cuando hayamos comprobado visualmente que todos los ficheros están correctos, para ello revisamos antes de salir del programa, las listas de todas las carpetas (fórmulas, recetario, productos, pacientes y psicotropos), situándonos en el último de la lista para comprobar que no hay basura.

Muy importante: No haga copias de seguridad dentro de la misma carpeta MagisFor porque cada vez que haga la copia de un fichero como no puede tener el mismo nombre dentro de la misma carpeta, se copiará anteponiendo a su nombre Copia de con lo cual si ha hecho 5 copias de seguridad un fichero que se denomine por ejemplo RECETARIO 2014 aparecerá como RECETARIO 2014 y su copia de la siguiente manera:

Copia de Copia de Copia de Copia de Copia de RECETARIO 2014.

Después de hacer muchas copias, tendrá un problema con la longitud del nombre.

 

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Listados de ENTRADAS, SALIDAS y SALDOS de sustancias psicotropas.

 

    Para hacer este listado, hay que hacer lo siguiente:

  1. Desde la carpeta psicotropos, seleccionamos la sustancia que deseamos listar.

  2. Menú Listados ==> Psicotropos ==> Apuntes

  3. La primera vez partiremos de un saldo correcto porque empezamos el listado desde el primer apunte, por ejemplo enero 2002, pero cuando vayamos a listar febrero del 2002, no partiremos del primer apunte, con lo cual el saldo no será el inicial, por eso en el listado aparece la primera línea en blanco, para que introduzcamos en la columna SALDOS, el saldo final del listado de enero.

 

    Es conveniente ir guardando en el histórico los apuntes que ya hemos listado por la impresora, de lo contrario la lista de apuntes iría creciendo indefinidamente y consumirá cada vez más memoria. Aunque un grupo de apuntes esté guardado en el histórico, podremos hacer un listado del histórico cuantas veces queramos. La ventaja de estar en el histórico es que el fichero no está en uso con lo cual no se puede corromper.

 

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Desde la pantalla IMPRIMIR muchas opciones no se imprimen.

 

    Si pulsamos el botón IMPRIMIR desde la carpeta VALORACIÓN, muchas opciones no se pueden imprimir debido a que faltan datos. Por ejemplo la Hoja de elaboración se crea cuando guardamos la fórmula en el recetario. Otros datos como nombre del médico etc, aparecen cuando estamos en el recetario y no en valoración.

    Para poder imprimir todas las opciones, hay que pulsar el botón IMPRIMIR situado en la barra de herramientas de la carpeta RECETARIO.

 

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¿Cómo creo un grupo de utillaje o de controles... ?

 

  1. En la carpeta METODOLOGÍA pulsamos el botón UTILLAJE.

  2. En el cuadro de diálogo que aparece, pulsamos el botón NUEVO y damos un nombre al nuevo grupo de utillaje ( o control), por ejemplo: Utillaje para emulsiones y pulsamos INTRO para guardarlo.

  3. Seleccionamos el nombre del nuevo grupo de utillaje que acabamos de crear y pulsamos el botón EDITA. Aparece una pantalla de texto.

  4. En esa pantalla de texto, escribimos el utillaje correspondiente para las emulsiones y cuando terminamos lo cerramos.

  5. Pulsamos el botón que tiene una mano dibujada para que el grupo "utillaje para emulsiones" se pegue en el cuadro de texto correspondiente al utillaje en la carpeta METODOLOGÍA. Ahora cada vez que valoremos y guardemos esa fórmula, todo el utillaje se pegará en la HOJA DE ELABORACIÓN. Podemos hacer lo mismo para los controles de calidad.

 

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Al restaurar copias de ficheros que tenía en un CD el programa no funciona bien.

    En algunas ocasiones y según como se haya grabado, los ficheros que hay en cualquier CD, tienen el atributo de "sólo lectura" activado. Al copiarlos del CD al disco duro, dicho atributo permanece como de sólo lectura, con lo cual cuando MagisFor quiera escribir algún dato nuevo en ese fichero, ocurrirá un error de escritura. Para eliminar este problema, una vez copiado el fichero en el disco duro, hay que hacer clic sobre él con el botón derecho del ratón, y en Propiedades, desactivar la opción de sólo lectura.

    Si hemos copiado del CD al disco duro un grupo de ficheros, podemos seleccionarlos todos y hacer lo mismo. Se desactivará la opción de sólo lectura de todos ellos.

    LO MEJOR ES RESTAURAR LOS FICHEROS PULSANDO EL BOTÓN RESTAURAR DE LA VENTANA DE COPIAS DE SEGURIDAD, ya que aunque esté en un CD, el programa de restauración le quita el atributo de sólo lectura una vez lo ha restaurado.

    Para las copias de seguridad es muy recomendable disponer de una unidad de memoria que se conecta a un puerto USB, son muy baratas (aprox. 50 €) y funcionan como un disco duro. La ventaja con respecto al CD, es que los datos de esta memoria son de lectura y escritura, en realidad es un pequeño disco duro donde podemos guardar todos los datos de MagisFor e incluso el programa completo.

 

(Evidentemente esta opción ya ha quedado opsoleta)

 

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¿Puedo escribir en las celdas de la carpeta VALORACIÓN?

 

    La fórmula se lleva a la carpeta VALORACIÓN, bien desde la carpeta FÓRMULAS o bien desde el RECETARIO.

 

    Fórmulas => Valoración

                            Valoración <= Recetario

 

    Se pueden corregir ciertas celdas que ya están escritas, o rellenar celdas a la derecha de las líneas de la fórmula, pero NO DEBE NUNCA:

  1. Añadir nuevas líneas a la fórmula de la carpeta VALORACIÓN, es decir escribir por debajo del último producto de la fórmula.

  2. Eliminar líneas de la fórmula.

  3. Cambiar en la misma fórmula la cantidad TOTAL de fórmula a elaborar. (Debe cambiarla en el cuadro de texto "Cantidad")

 

    Las modificaciones hay que hacerlas en la carpeta FÓRMULAS. 

 

    Tampoco debe añadir o quitar líneas en la fórmula de la carpeta RECETARIO. Todo lo más corregir las celdas que hay a la derecha de la fórmula.

    

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¿Cómo puedo crear un nuevo fichero de envases?

    Debido a que sólo puede existir un fichero de envases, al comenzar un año no podemos copiar el fichero de envases para poder poner el Consumo anual, Compra total, etc a cero. Existe una forma de copiarlo para no perder los datos del año anterior:

    Desde la carpeta PRODUCTOS pulse sobre el botón ABRIR FICHERO. Aparece la lista de ficheros de productos, y junto a ellos un fichero llamado ENVASES.PRO que es el de envases. Selecciónelo y pulse el botón COPIAR. Como nombre de la copia introduzca por ej. ENVASES 2002 de esta forma ahora tenemos el fichero de envases que va a utilizar el programa (ENVASES.PRO) y su copia. En realidad el nuevo fichero ENVASES 2002 ya no es un fichero de envases sino que ahora es de productos. Cuando quiera consultarlo o hacer algún listado, bastará abrirlo como si fuera un fichero de productos e ir al menú LISTADOS ==> PRODUCTOS. Ahora en el fichero de envases original ya podemos borra sus campos Consumo anual, Compra total, Entradas y Salidas, porque tenemos una copia del fichero de envases del año anterior.

 

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¿Qué abreviaturas reconoce el programa para los campos (pa-ex) e Incidencias?

 

    Las abreviaturas que aparezcan en la ficha de un producto en los campos (pa-ex) e Incidencias, son importantes al valorar para saber si la fórmula la paga el Seguro o no. Cualquier abreviatura que contenga el campo (pa-ex), menos la abreviatura ex, indica que el producto es un principio activo.

    Por ejemplo, (pa-ex): mf indica que es un monofármaco y por lo tanto en la fórmula no podrá existir otro principio activo ni incluso otro monofármaco. Si sucede eso, el programa nos lo indicará, ya que mf es una abreviatura que reconoce. Al mismo tiempo que mf en el campo (pa-ex), podríamos tener en el campo Incidencias, Incid.: ca. Estas dos abreviaturas le dicen al programa que la sustancia es un monofármaco (por lo tanto no debe asociarse con otro principio activo), pero que si que puede hacerlo si el otro principio activo es una sal de calcio y se usa como antiácido.

    Usted puede introducir las abreviaturas que desee siempre que la sustancia sea un principio activo, sin embargo, existen algunas que el programa reconocerá:

    es: principio activo especial (el usuario ha de ver por qué es especial pulsando el botón derecho del ratón sobre el producto.)

    sa: Sólo asociado a otros principios activos

    ac: permitido asociado a otros antiácidos.

    na: No permitido en formulas antihemorroidales.

    co: Permitido asociarlo excepto a corticoides y antibióticos.

    ec: Especial control médico (necesita visado).

    vt: Sólo vía tópica.

    vs: Sólo vía sistémica.

    vo: Sólo vía oftálmica

    vp: Sólo vía parenteral

    ps: Sólo asociado a otros antipsoríasicos

    at: Sólo como antídoto.

    dm: Dosificación en microgramos. Esta abreviatura es muy importante introducirla en ciertos productos peligrosos como por ejemplo hormonas (Tiroxina etc.). Al valorar, cuando MagisFor encuentra como p.a. dm muestra un aviso advirtiendo del peligro.

 

En el cuadro de texto Incidencias Puede introducir dos caracteres. Hay un caso especial, cuando el primer carácter del cuadro incidencias es un signo de admiración ! al valorar MagisFor presentará un mensaje advirtiendo que debe consultar la ficha de propiedades de ese producto.

    Al haber dos campos disponibles para las abreviaturas, se pueden hacer múltiples combinaciones.

    Al valorar una fórmula, en la columna pa de la carpeta VALORACIÓN, veremos estas abreviaturas. Si tenemos dudas sobre lo que quiere decir, podemos pulse el botón derecho del ratón encima de la sustancia y verá la ficha de sus propiedades. En dicha ficha es donde debemos introducir las excepciones de la sustancia.    

 

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No puedo entrar al programa porque no me acuerdo de la contraseña

 

    Si no puede entrar al programa porque ha olvidado el usuario o la contraseña, vaya a la carpeta MagisFor sonde se encuentra todo el programa y elimine el fichero: WARUSER. De esta manera elimina TODOS los USUARIOS y TODAS las CONTRASEÑAS.

    Tenga en cuenta que dependiendo de su sistema operativo MagisFor puede encontrarse en una carpeta diferente:

Ejemplos:

 

C:\Archivos de programa\MagisFor

C:\Archivos de programa (x86)\MagisFor (para sistemas de 64 bytes esta es la carpeta por defecto para programas de 32 bytes)

En realidad a partir de Windows Vista, la carpeta "Archivos de programa" se denomina "Program files" aunque Windows nos la muestre como "Archivos de programa".

Cuando instale MagisFor, deje que se instale en la carpeta por defecto que el programa de instalación le propone.

 

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No puedo ver los PNT cuando pulso el botón PNT en la carpeta METODOLOGÍA...

Si trabaja con un Windows 2000 o Windows NT antiguos y tiene el programa multipuesto, es posible que no pueda ver los PNT cuando pulsa el botón PNT en la carpeta METODOLOGÍA cuando trabaja desde un puesto de trabajo (no desde el servidor).

Esto es así cuando en el servidor tiene compartida la carpeta del programa:

C:\Archivos de programa\MagisFor

Lo que sucede es que Windows 2000 o NT antiguos usan para compartir los nombres MSDOS de las carpetas, no siendo capaces de utilizar un nombre más largo de 8 caracteres.

SOLUCIÓN:

-Comparta todo el disco duro

-Comparta sólo la carpeta MagisFor

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Los PNT del programa con extensión .doc no se ven bien...

¿Mejor Word o WordPad para la edición de los PNT?

 

    En la subcarpeta PNT de la carpeta Protocolos aparece ficheros con 3 extensiones diferentes:

    .txt: Son ficheros simples de texto.

    .rtf: Es texto con formato enriquecido

    .doc: Son documentos Word.

 

    MagisFor sólo puede editar documentos de texto (txt) o documentos de texto enriquecido (rtf).

    Un documento rtf es muy semejante a un documento Word (doc) y es un formato universal que cualquier procesador de texto puede leer. Cuando guarde un PNT desde Word, no olvide guardarlo con la extensión .rtf

   

    La forma de trabajar con los controles que hay que hacer a las fórmulas, es escoger una plantilla de control en la carpeta prospectos de cada fórmula, de esta forma al valorar la fórmula y guardarla en el recetario, dicha plantilla se pegará en la línea Control de la Hoja de Elaboración y usted podrá introducir los datos correspondientes.

 

    Trabajar con el programa de edición WordPad que siempre está incluido en Windows, es mucho más rápido que hacerlo con el Word de Office. Si decide trabajar con el WordPad, deberá introducir en Configuración => Parámetros => General => Ruta de Word o WordPad, las letras: WP. Si con esto no consigue cargar los PNT con el WordPad de Windows, deberá buscar su ruta completa de la siguiente manera:

Pulse el botón Inicio => Buscar => Archivos o carpetas => e introduzca como nombre a buscar: WordPad.exe y en el cuadro de texto "Buscar en" seleccione el disco duro C o Mi PC. A continuación pulse el botón "Buscar ahora" y espere a que aparezca la ruta de WordPad más abajo. Cuando la tenga, introdúzcala en MagisFor incluyendo WordPad.exe. Ejemplo:

C:\Archivos de programa\Accesorios\WordPad.exe

Con esto ya no debe de tener problemas para editar los PNT con el WordPad, tanto en la carpeta Prospectos (cuando pulsa el botón PNT) como en la subcarpeta PNT de la carpeta Protocolos.

 

    Si usted trabaja con Word, puede transformar fácilmente un documento .doc en uno .rtf, simplemente utilice la opción del Word: "Guardar cómo..." y cambie en la parte inferior la extensión .doc por .rtf antes de pulsar el botón Guardar.

    Los PNT en MagisFor han de guardarse en la carpeta: C:\Archivos de programa\MagisFor\PNT.

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Cómo configurar las impresoras de informes y etiquetas

 

    Con MagisFor puede tener configuradas hasta 3 impresoras:

    1- Impresora para informes

    2- Impresora para la etiqueta que aparece cuando se pulsa el botón "Impresora" desde el Recetario.

    3- Impresoras para el programa de etiquetas en serie. (Puede tener dos pero que sean iguales)

    4- Impresora para Contabilidad

    5- Impresora PDF

 

   (A partir de la versión 10 hay más impresoras posibles)

 

    Es muy conveniente que tenga bien configuradas sus impresoras. Incluso aunque sólo disponga de una impresora, debe configurar los tres tipos de impresoras introduciendo en todos la misma impresora.

    1-Para configurar la impresora de informes:

    Configuración => Parámetros => Impresoras

    Pulse el botón Impresora y seleccione la que desee para imprimir los informes. Asegúrese de que el ancho y el alto de la hoja así como los márgenes izquierdo y superior son los adecuados.

 

    2-Para configurar la impresora de etiquetas (etiquetas que se imprimen en los informes):

    Configuración => Parámetros => Impresoras

    Es muy probable que si sólo utiliza una impresora, en el cuadro de texto Modelo, no haya nada escrito. Pulse el botón Modelo y seleccione la impresora por donde desea imprimir la etiqueta que en la pantalla ve en los informes (la que se imprime cuando pulsa el botón Impresora desde el Recetario.) No se olvide de introducir el ancho y alto de la etiqueta. También deberá activar o desactivar la opción "Marco", según desee o no que la etiqueta aparezca rodeada de un marco o no.

    NO CAMBIE LOS PARÁMETROS DE LA ETIQUETA PDF.

 

    3-Para configurar la impresora de etiquetas del programa de etiquetas:

    Esta es la impresora para imprimir las etiquetas que se van guardando y que luego puede imprimir todas a la vez. No tiene nada que ver con la etiqueta que se imprime cuando pulsa el botón "Impresora" desde el libro recetario. Para configurarla, primero debe cargar el programa de etiquetas, bien desde el Menú Etiquetas o bien pulsando el botón Ver archivo de etiquetas guardas que está en la carpeta recetario justo a la izquierda de la fórmula (tiene 4 etiquetas dibujadas.)

    Una vez en el programa de etiquetas, para configurar la impresora debe ir a:

    Menú Impresora => Modelo.

    Compruebe que los datos son correctos. También debe comprobar el Menú Impresora => Tamaño del papel:

Si dispone de una impresora de etiquetas (con rollo de etiquetas o rollo de papel de etiquetas continuo), lo mejor es que escoja la opción Valores predeterminados de la impresora, de esta manera el tamaño de la etiqueta será el que tenga configurado en el controlador de su impresora, y los formatos del usuario de MagisFor desaparecen.

Los formatos del usuario sólo son útiles si dispone de una hoja DIN A4 con etiquetas pegadas, pero en general no van a servir para impresoras pequeñas de etiquetas.

Para una impresora de etiquetas tiene un tutorial aquí

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Cómo imprimir un logo en informes y etiquetas

    Para la versión 9 o superior tiene un tutorial actualizado aquí

 

    En MagisFor 3, puede tener 2 logos diferentes, uno para la etiqueta y otro para los informes.

    Para ir al programa de configuración del logo, vaya a:

    Configuración => Parámetros => Imprimir => Editar logo.

    Le aparecerá una ventana para definir sus logos. Observe que inicialmente le aparece la opción "Logo de etiquetas". Pulsando el botón Buscar, puede buscar cualquier imagen de su disco duro. Es recomendable que la imagen tenga el formato jpg o gif, ya que ocupa mucha menos memoria que un bmp.

    Una vez haya seleccionado su logo, deberá definir su tamaño.

    El botón Cambiar logo alterna entre el logo para la etiqueta y el logo para los informes, que como es lógico tendrán tamaños diferentes.

    Si no desea imprimir por ejemplo el logo en la etiqueta, deberá seleccionar la opción Imprimir si/no y luego guardar los cambios (los cambios se guardan al pulsar el botón "cambiar logo" o al salir del programa.)

    Si usted imprime la etiqueta con una impresora de agujas, es posible que tenga problemas. En ese caso desactive la opción Imprimir logo en la etiqueta.

    La opción "Ajustar el logo al cuadro" le permite reducir o ampliar su imagen original, sea cual sea su tamaño, aunque si la imagen es complicada, es posible que pierda definición.

 

   En la edición profesional (elaboración a terceros), a partir de la versión 10 puede imprimir los logos de sus farmacias clientes.

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Cómo utilizar la SUPER MACRO

La SUPER MACRO es una nueva opción que se asigna a una TECLA DE FUNCIÓN:

Configuración => Parámetros => Teclado y en cualquier cuadro de texto de una tecla de función libre hay que introducir: (M). Seleccione también el precio con el que quiere valorar la fórmula (ASSS, PC o PVP)

Por ejemplo, asignamos: F6: (M)

Cuando pulsemos F6 desde la carpeta Recetario o Fórmulas, se ejecutará una MACRO que realizará lo siguiente:

    -Se pasa el apunte actual o la fórmula (dependiendo de si nos encontramos en el recetario o en fórmulas) a Valoración.

    -Se valora la fórmula con el precio ASSS, PC o PVP

    -Se guarda la fórmula valorada en el recetario.

    -Se guarda la etiqueta del envase y el apunte contable.

    -Se crea la Hoja de Elaboración.

    -Se imprime automáticamente la macro que tengamos definida en la ventana "IMPRIMIR"

    -Se vuelve al recetario.

    Todos los mensajes que normalmente aparecen se asumen. Por ejemplo si tenemos activada la opción para que nos pregunten si queremos actualizar el Stock, se asumirá que si. Lo mismo para guardar la etiqueta, guardar apunte contable, copiar la hoja de elaboración etc.

 

    La SUPER MACRO nos permite realizar muchas cosas a ¡velocidad de vértigo!

    Es útil sobre todo si para valorar una fórmula partimos del Libro Recetario. ya que la mayoría de los datos  los tenemos en el apunte. 

 

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Diferencias entre la Guía de Elaboración y Control y el PNEC (Procedimiento Normalizado de Elaboración y Control.)

1-GUÍA DE ELABORACIÓN Y CONTROL A-PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE ELABORACIÓN Y CONTROL (PNEC)
1-Forma farmacéutica, Denominación y Cantidad 1-Forma farmacéutica y Denominación
2-Composición cuantitativa + lotes + proveedor 2-Composición cualitativa 
3-Datos de dispensación: Fecha dispensación, Médico, Paciente, Fecha caducidad, Lote(si son varios envases) 3-PNT (Procedimientos Normalizados de Trabajo utilizados)
4-Control de calidad 4-Control analítico
5-Material de acondicionamiento 5-Material de acondicionamiento
6-Modus Operandi 6-Prospecto al paciente
7-Utillaje 7-Caducidad
8-Conservación 8-Conservación
9-Notas 9-Posología
10-Aceptación o rechazo y firma 10-Duración del tratamiento

 

Para imprimir la Guía de Elaboración y Control, pulse el botón Imprimir desde la carpeta Recetario y cuando aparezca la ventana de impresión seleccione la opción 1.

Para imprimir el PNEC haga lo mismo pero seleccione la opción A.

 

Si quiere imprimirlo todo en una sola hoja, seleccione la opción 6 (Imprimir Hoja de Elaboración completa.)

La ventaja de imprimir la opción 6-Hoja de Elaboración es que usted puede elegir lo que quiere imprimir yendo a:

Menú Configuración => Parámetros => Elaboración.

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Recepcionar productos:

Esta opción está obsoleta. Vaya al tutorial de compras

Cada vez que compre un producto, debe anotar la compra en la ficha de productos. Cuando termine de introducir los datos de la compra, se creará un nuevo registro en el Libro de recepción de Productos.

Para introducir los datos de la compra de un producto:

     Para la versión 9 o superior tiene un tutorial actualizado aquí

  • Pulse el botón COMPRA en la ficha de productos (color amarillo) o el botón que hay a la izquierda del campo LOTE.

  • Aparece un cuadro de diálogo. Pulse el primer botón (Nuevo) para introducir el nuevo lote del producto. Introduzca los datos de la factura y luego pulse el botón que tiene una mano dibujada para pegar el lote y todos sus datos en la ficha.

  • El número interno lo genera el programa de forma correlativa. Si lo desea puede cambiarlo.

  • El número CC (Control de Calidad) lo encontrará en la ficha de control de análisis que le proporciona el proveedor.

  • El número de unidades es el número de envases que ha comprado del producto.

 

Cuando termine de introducir los datos, debe seleccionar el lote que va a utilizar por defecto y pulsar el botón que tiene una mano dibujada. En ese momento, se crea un nuevo registro en el Libro de recepción de productos, y también se genera una etiqueta de recepción que deberá imprimir y pegar en el envase del producto que ha adquirido.

 

Cuando termine un producto, también deberá pulsar el botón COMPRA, luego sitúese en el lote que se ha terminado y pulse el botón PAPELERA. También se generará un registro en el Libro de recepción de productos. En este caso le preguntarán si se trata de un fin de envase o de un producto caducado.

Si es fin de envase, el stock no varía, pero si es un producto caducado, lo que quede se restará del stock.

 

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Quiero cambiar de ordenador y no sé cómo instalar de nuevo MagisFor...

 

Aquí tiene un tutorial ampliado

 

Para instalar MagisFor en un nuevo ordenador, no es necesario que instale un nuevo programa. Si quiere conservar todos sus ficheros, lo mejor es que copie toda la carpeta donde está instalado MagisFor: C:\Archivos de programa\MagisFor en el otro ordenador. Luego instale el programa accesorio: Librerias.exe si tiene la versión 5 o superior, o MagisRed.exe si tiene la versión 4.

Librerías.exe lo encontrará en la Web en el apartado ACCESORIOS.

Por último, vuelva a configurar las impresoras del programa.

 

Librerias.exe y MagisRed.exe lo que hacen es instalar todas las librerías del sistema para que MagisFor pueda funcionar.

Pinche aquí para descargar Librerías.exe (Versión 5 a 7 de MagisFor)

Pinche aquí para descargar MagisRed.exe (Versión 4 de MagisFor)

 

Si posee la versión multi puesto y lo que quiere es añadir un nuevo puesto de trabajo, lo único que ha de hacer es instalar las librerías del sistema en ese puesto de trabajo, luego hacer un acceso directo a través de la red al programa (MagisFor.exe) que se encuentra en el servidor. Por último vaya a Menú Configuración => PArámetros => Impresoras para definir las impresoras en ese nuevo puesto de trabajo.

 

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Con el programa en red, no puedo ver ni editar los PNT...

Nota: Esta respuesta ya está obsoleta porque desde la versión 4 ya está solucionado el problema. Lo mejor es que instale MagisFor en C:\Archivos de programa\MagisFor

Sólo debe tener en cuenta con Windows 98 o un sistema operativo inferior, que si comparte una carpeta, el nombre que le dé debe ser igual o inferior a 8 letras.

 

Si accede a MagisFor desde un puesto de trabajo en red, es posible que no pueda ver ni editar los PNT. Ello es debido a que la carpeta que se comparte en el Servidor, tiene un nombre con más de 8 caracteres.

Por defecto, MagisFor se instala en: C:\Archivos de programa\MagisFor

Si en el Servidor se comparte esa carpeta, desde los puestos de trabajo no son accesibles los PNT.

Para solucionar el problema, debe hacer lo siguiente:

1-Instalar el programa en una carpeta del servidor con un nombre inferior a 9 caracteres. Ejemplo: C:\Magis\MagisFor. (Magis tiene 5 y MagisFor 8 caracteres).

2-Compartir la carpeta Magis del Servidor para que sea accesible desde cualquier puesto de trabajo.

3-Hacer un acceso directo desde cada puesto de trabajo al programa: MagisFor.exe

 

Tenga en cuenta que cada vez que ejecute una actualización, deberá cambiar la ruta donde se van a descomprimir los ficheros, sustituyendo la ruta por defecto:

C:\Archivos de programa\MagisFor por la nueva ruta: C:\Magis\MagisFor

 

 

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En la edición profesional ¿Cómo se utiliza el módulo de envíos?

 

Tiene un tutorial aquí

Para trabajar con el Control de envíos:

Hay que ir al Control de Envíos una o más veces al día, dependiendo del volumen de fórmulas que tenga. Lo más claro es explicarlo con un ejemplo.

Cada fórmula debe tener antes de elaborarla, su Etiqueta de envío preparada, se imprime desde la ventana imprimir que aparece cuando pulsamos el botón Imprimir de la carpeta recetario. Es la opción E-Etiqueta de envío. Esta etiqueta de envío nos dirá la forma de envío y ruta de cada fórmula. para ello hay que tener rellenos dichos campos en la ficha de la farmacia. Si cuando guadamos la fórmula en el libro recetario y la asignamos a una farmacia, esa farmacia no tiene en su ficha los datos de envío (Forma de envío y Ruta), los datos de envío no aparecerán cuando imprimamos la etiqueta de envío. Esta etiqueta luego la podemos pegar en el paquete que contiene la fórmula, o bien utilizarla para envolver el paquete etc.

Supongamos que hay un grupo de fórmulas elaboradas, y quiero etiquetarlos y colocarlos en la mesa de las fórmulas listas para su dispensación.

Cada fórmula tendrá ya impresa su Etiqueta de envío.

En la etiqueta de envío tenemos el Número de Recetario tanto numérico como en forma de código de barras, que es lo único que vamos a necesitar para el Control de Envíos.

Ahora si todavía no están impresas las etiquetas para los frascos, se deberían imprimir y etiquetar los frascos para no confundirlos. Luego me llevo al ordenador las Etiquetas de envíos y cargo el programa de Control de Envíos pulsando en el Recetario el botón que tiene un camión dibujado y que está a la izquierda de la fórmula.

Aparece la ventana de Control de Envíos y el cursor está situado en el cuadro de texto Número de Registro esperando para que vayamos introduciendo los números del recetario de cada fórmula. Se pueden introducir a mano o bien utilizar un escaner y leer el código de barras que aparece en la etiqueta de envíos. Si se introduce a mano, se escribe el número y se pulsa INTRO. El número de Recetario junto a otros datos pasan a la lista de la izquierda. Los datos diferentes al número de recetario, son la forma de envío, las rutas de envío, el horario etc. Lo tenemos en la ventana de envíos y si varían de una fórmula a otra hay que cambiarlos antes de introducir el número de recetario + INTRO. Algunos de ellos se copiarán de la ficha de la farmacia.

Observemos una línea de la lista de envíos que puede ser, por ejemplo:

30 01 1 Mensajero#A-1

30 es el número de registro en el recetario. Es lo que hemos introducido en el cuadro de texto.

01 es el elaborador de la fórmula. Si está marcada la casilla "Añadir responsable manualmente" después de introducir el número de recetario aparece una ventana para introducir el responsable. para el responsable sólo se utilizan los dos primeros caracteres del nombre, por ejemplo si el responsable es Pepe, aparecerá Pe. Si hay varios responsables, conviene tener en cuenta que no coincidan las dos primeras letras del nombre. Lo mejor es numerarlos. Por ejemplo: 01-Pepe Martinez 02-Pepe Gonzalez, ahora aparecerá como responsables 01, 02, etc.

1 es el horario: 1-Mañana 2-Tarde. Es decir si se va a enviar por la mañana o por la tarde. Antes de introducir el número de recetario hay que marcarlo en la ventana de Control de Envíos.

Mensajero es la forma de envío. Observe que la forma de envío puede ser automática sin necesidad de definirla en la ventana de Envíos, porque la ficha de cada farmacia tiene el campo Forma de Envío y Ruta. Si no selecciona ninguna forma de Envío ni Ruta, el programa cogerá las que haya en la ficha de la farmacia.

#A-1 es la ruta. Igual que la forma de envío, la ruta puede estar definida en la ficha de la farmacia. Algunas farmacias utilizan Forma de envío y ruta, por ejemplo si le dan las fórmulas para que las distribuya a las farmacias a un almacén de medicamentos, necesitan poner como forma de envío el nombre del almacén, y como ruta, la ruta que tiene esa farmacia para ese almacén.

Una vez terminado de introducir los números de recetario de esas fórmulas que tenemos listas para su envío, hay que pulsar el botón Marcar como enviados. En ese momento, el programa pone una marca en el recetario para saber que esa fórmula ya se envió o está preparada para su envío y los datos que hemos visto antes, pasan a la rejilla tipo Excel de abajo.

Inmediatamente el programa nos pregunta si queremos pasar la lista de envíos al Libro de Control de Envíos. Si hay que añadir portes, hemos de decirle que no.

-Introducir los portes:

Para introducir los portes, vamos a la rejilla tipo Excel que aparece en la parte de abajo de envíos, situamos el cursor en la farmacia correspondiente, seleccionamos el importe de los portes en la lista desplegable que está arriba a la derecha y pulsamos el botón que hay pegado a esa lista desplegable que tiene un libro abierto dibujado. El importe pasa a la línea de envíos correspondiente, y también se anota el porte en Contabilidad.

Más adelante tengo pensado hacer que los portes sean automáticos como lo son ahora la forma de envío y ruta, es decir, añadir en la ficha de las farmacias el campo Portes. El inconveniente a esto puede ser debido a que cuando haya que subir el precio, tenga que cambiarlo una por una en cada ficha de las farmacias. Tal vez lo mejor sería poder definir unos portes fijos antes de introducir los números de recetario en el Control de Envíos.

-Guardar la lista de envíos en el Libro de Control de Envíos:

Después de introducir los portes, hay que guardar la lista de envíos en su correspondiente Libro de Control de Envíos, para ello pulsamos el botón que tiene un libro de color verde dibujado. Antes de hacer esto, si hay que hacer algún arreglo, se puede escribir situando el cursor en la casilla correspondiente de la hoja Excel y pulsando INTRO.

-Imprimir la Hoja de Envíos:

Para saber que ha ocurrido con los envíos de cada fórmula conviene imprimir esta hoja de envíos y archivarla.

Ahora ya, habría que empaquetar las fórmulas, pegar las etiquetas de envío y clasificarlas según la ruta etc. Se puede imprimir cada etiqueta de envío en un folio, y luego utilizar ese folio para envolver el paquete con la fórmula.