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Una copia de seguridad
de nuestros ficheros en un nuevo directorio (por ejemplo
"Copia MagisFor 2011").
Para ello, al salir del programa, cuando aparezca la ventana "Copias de
seguridad", pulse el botón "Nueva carpeta de copia". Luego
realice la copia de seguridad en la nueva carpeta.
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Copiar los ficheros de "Fórmulas", "Productos" y "Pacientes"
con un nuevo nombre que se usará en el
2012. Por ejemplo si su fichero de fórmulas se denomina actualmente "Fórmulas
2011", cópielo como
"Fórmulas 2012", el de productos cómo
"Productos 2012" y el de pacientes como
"Pacientes 2012".
Para ello, pulse desde la carpeta "Fórmulas", el primer botón
(Abrir fichero) y cuando aparezca un cuadro de diálogo, pulse el botón
"Copiar". Introduzca la denominación del nuevo fichero sin
extensión (Ejemplo: Fórmulas 2012). A continuación seleccione el fichero
nuevo (Fórmulas 2012) que se habrá creado y pulse el botón
"Abrir".
Haga lo mismo con los ficheros de Productos y Pacientes.
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Poner a cero, el consumo anual, entradas y salidas de las fichas de todos los productos del nuevo fichero que se ha copiado para el año
2012.
El consumo anual es todo lo que ha usado en un año, es imprescindible ponerlo a cero
en la copia del fichero de productos, por eso hemos hecho una copia del fichero de productos del año
2011 denominándolo Productos 2012, porque así no perdemos el consumo anual del año
2011. Se mide en unidades
(g, gr,
ml, Kg o lo que haya en el campo unidades de su ficha.)
La compra total es todo lo que ha comprado (en unidades). Año a año se puede ir acumulando sin
problemas.
Las entradas es todo lo que ha comprado pero en vez de en unidades, en
euros y conviene ponerlo a cero el primer día del año.
Las salidas es lo contrario también en euros. Ambas conviene ponerlas a cero el primer día del año (siempre que se haya hecho una copia del fichero), así sabrá lo que se ha gastado y lo que ha ganado:
(Salidas - Entradas) = beneficios de los
productos, ya que puede comprar a un precio y vender a otro (cada producto tiene 3 precios diferentes con los que usted valora las fórmulas.)
Para poner a cero ciertos campos de TODOS los productos, ha de ir al menú Productos ==> Borrar
campos.
Debido a que sólo puede existir un fichero de envases, al comenzar un año
no podemos copiar el fichero de envases para poder poner el Consumo anual a
cero etc. Existe una forma de copiarlo para no perder los datos del año
anterior:
Desde la carpeta PRODUCTOS pulse sobre el botón ABRIR FICHERO.
Aparece la lista de ficheros de productos, y junto a ellos un fichero
llamado ENVASES.PRO que es el de envases. Podemos seleccionarlo y
pulsar el botón COPIAR. Como nombre de la copia le ponemos por ej.
ENVASES 2011 de esta forma ahora tenemos el fichero de envases que va a utilizar
el programa que siempre es: (ENVASES.PRO) y su copia con otro nombre. En realidad el nuevo fichero ENVASES
2011
ya no se va a comportar como un fichero de envases sino que ahora se comporta como un fichero de productos.
Cuando queramos consultarlo o hacer algún listado, bastará abrirlo como si
fuera un fichero de productos e ir al menú LISTADOS ==> PRODUCTOS.
Ahora en el fichero de envases ya podemos borrar sus campos Consumo anual,
Compra total, Entradas y Salidas, porque tenemos una copia del fichero
de envases del año anterior.
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En el nuevo libro de Pacientes 2012 que debe haber copiado a partir del fichero de pacientes
2011, también deberá borrar ciertos campos (menú
Pacientes ==> Borrar Campos ==> (Número de fórmulas y total euros).
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Abrir un nuevo libro recetario.
Esto es importante, ya que si no lo hace, el libro recetario irá creciendo indefinidamente y el programa se hará cada vez más lento. Además puede tener un problema y perder todos los datos de muchos años. Lo mejor es abrir un nuevo libro dándole como primer número, el último del libro anterior mas uno.
Para abrir un nuevo recetario:
Sitúese en la carpeta Recetario y pulse sobre el
botón Abrir (primer botón de la barra de herramientas). Cuando aparezca un cuadro de diálogo, pinche sobre el botón
Nuevo e introduzca como nombre por ejemplo Recetario 2012 (sin extensión). De esta forma lo tendrá muy identificado y cuando pasen los años siempre podrá
encontrarlo y abrirlo para buscar un apunte.
Al abrir un nuevo libro, lo primero que le piden es que introduzca el número del primer apunte que registrará, por eso
conviene que antes vea el último número del libro del año 2011.
Cuando busque un apunte por "número de recetario" en un libro y no lo encuentre, el programa le dará la opción de buscarlo en los libros recetarios de otros años y si lo encuentra, lo sacará para volverlo a valorar.
Importante:
Cuando abra un nuevo libro recetario y salga del programa, aparecerá un aviso advirtiéndole que el recetario actual no es el
mismo que había al entrar. Normalmente deseará cambiar para dejar el recetario que había al entrar, pero en nuestro caso,
el 1 de enero debe decir NO cuando se lo pregunten, de esta forma al volver a entrar a MagisFor
ya trabajará con el nuevo recetario del año
2012.
También es importante que cuanto antes guarde una fórmula valorada en el nuevo libro, ya que un fichero vacío puede producir errores extraños.
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Si trabaja con
psicótropos, sería conveniente hacer un listado de
entradas, salidas y
saldo, y pasarlos todos al histórico pulsando el botón "Histórico".
Si ha hecho una copia de los ficheros que hemos mencionado más arriba (fórmulas, productos y pacientes), siempre que quiera podrá abrirlos para hacer un listado de ellos.
También puede volver a hacer un listado con el histórico de psicótropos
cuando lo desee.
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Estadística del libro recetario:
Desde
el menú: Recetario => Estadísticas puede hacer un rápido listado de
las fórmulas elaboradas, agrupándolas por fórmulas o por paciente. Si tiene
la edición profesional, podrá ver las fórmulas agrupadas por farmacias.
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