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0-Como siempre.... Un cambio de colores.

 


 

1-Histórico de compras de productos:

En la ventana de compras, aparece un botón (Histórico) que permite ver las compras de un producto en un determinado espacio de tiempo.

También se puede ordenar la lista de diferentes formas.

Ordenar por: Registro, fecha, proveedor, precio/u, caducidad.

Por ejemplo si ordena por PRECIO/U, puede ver a quien le está comprando más barato.

 

 

Al pulsar el botón Histórico, aparece la siguiente ventana:

 

 

 

Si lo desea, puede imprimir la lista de compras con las cantidades, totales etc, sumados.

 


 

2-Productos caducados:

Durante la valoración, MagisFor comprueba la caducidad de los productos.

En la ventana de Configuración, en la carpeta productos aparece un nuevo parámetro:

 

 

Cuando tiene seleccionada la opción "Si", durante la valoración, si hay un producto caducado, aparece un mensaje emergente. También se escribe una "C" en la primera columna, a la izquierda del producto.

Si ha seleccionado "No", no aparece el mensaje emergente, pero si que aparecerá la "C" en la primera columna.

 

 

En este ejemplo, la eritromicina está caducada.

(El signo de admiración del alcohol, indica que su stock está por debajo del mínimo).

 


 

3-Código de barras en la etiqueta de recepción de los productos:

Esto, estaba en la versión 7 pero sin terminar. Nunca funcionó bien.

Es útil para no cometer errores de sustancias en la pesada.

Puede leer por escaner el código de barras que aparece en la etiqueta de recepción del producto, o bien teclear dicho código manualmente.

Si el producto y/o el número interno no coinciden, MagisFor le avisa.

El código de barras está formado por dos números:

 

-Registro: Es el número de registro que ocupa el producto en nuestro fichero. Para cada usuario ese número puede ser diferente, pero identifica perfectamente al producto. Este número aparece en un botón en la barra de herramientas de la ficha del producto. Identifica el producto, pero no su lote.

 

-Número interno: En cierto modo también identifica al producto pero sobre todo identifica el número de lote, ya que cada lote del mismo producto tiene un número interno diferente. Junto con el número de registro nos permitirá imprimir en la etiqueta un código de barras que identifique perfectamente la sustancia que vamos a utilizar.

 

Para evitar errores en las fórmulas, sirve el número de registro y el número interno. Si imprimo un código de barras con ellos dos, puedo hacer una rutina que compruebe cuando se vaya a pesar que la sustancia es la misma que hay en la fórmula valorada. Al leer con un escaner el código de barras de la etiqueta de recepción del producto, el programa sabrá si es el producto correcto, y si no lo es, avisará al elaborador. Esto evita muchos errores.

Ese código formado por esos dos códigos, ya aparece en la etiqueta de recepción del producto y puede escanearlo para comprobar que el producto que va a utilizar es el correcto.

 

 

Ejemplo: 392-395. la primera parte es el lugar que ocupa en el registro de su fichero de productos, y la segunda parte es su número interno (identifica el lote). El código de barras contiene ambos números y por ello identifica perfectamente la sustancia.

 

El código de barras saldrá impreso o no, dependiendo de si su parámetro correspondiente está activado. Para ello debe ir a menú configuración => Parámetros => Productos

 

 

Para comprobar durante la pesada que se utiliza el producto correcto:

 

-Sitúe el cursor en la primera fila de la columna Peso real.

-Escanee el código de barras de la etiqueta de recepción del producto que va a utilizar (también puede introducirlo manualmente separados por un guión y pulsar INTRO).

Al hacer esto, si el número de registro del producto coincide y el número interno también, no sucede nada. Si no coincide el número de registro y/o el número interno, el programa le avisará de que no está utilizando el producto correcto.

 

Una vez leído el código de barras, el cursor permanece en el mismo sitio esperando que introduzca el peso real. Es decir se utiliza la columna del Peso real para ambas cosas.

 

Si no dispone de escáner, puede introducir el código complejo de recepción a mano, separando ambos números (número de registro y número interno) por un guión (signo menos - ) y luego pulse INTRO.

 

la fecha que ve antes de la palabra Firmado corresponde a la fecha en que hizo la recepción del producto. En algunas inspecciones esto lo han pedido.

 


4-Copiar o pasar fórmulas de un fichero a otro:

En la versión 8 aparece un nuevo menú: Fórmulas => Utilidades :

 

 

Desde esta ventana, puede COPIAR o PASAR fórmulas de un fichero a otro pulsando un botón (botones de flechas). Junto con la fórmula pasan también todos sus métodos.

También puede si lo desea, ELIMINAR fórmulas (botón papelera).


5-Texto al final de la hoja de elaboración, editable:

En el Menú Configuración => Parámetros => Textos 1 tiene un texto editable que aparecerá impreso al final de la hoja de elaboración. Es algo similar al texto editable que aparece en el encabezamiento del prospecto.

 

 


 

6-Ver apuntes del recetario que contengan un determinado producto, de un determinado lote y/o de un determinado número interno:

Cuando selecciona la opción: Menú Recetario => Ver apuntes por => Producto, aparecen las siguientes ventanas:

 

 

 

 

Al hacer esto, en la carpeta RECETARIO, sólo aparecerán las fórmulas que contengan eritromicina de ese lote y con ese número interno.

Estos filtros le permiten hacer un seguimiento completo a las fórmulas elaboradas de un determinado producto y un determinado lote y/o número interno.

También hay una nueva opción para imprimir un resumen de dichas fórmulas:

Menú Recetario => Imprimir resumen

 


7-Fecha de recepción o aceptación de la materia prima en la etiqueta del frasco:

La inspección sanitaria ha pedido en ocasiones que aparezca en la etiqueta del envase, la fecha de aceptación (diferente a la fecha de factura). En la versión 8 se ha incluido al final de la etiqueta, justo antes de la firma.

 

 

 


8-Se ha suprimido el campo CC de la ventana que envía emails:

 

 

El campo CC (enviar también el correo a todos los de la lista del campo CC), tenía la misma función que el campo CCO, pero usando el campo CCO, se ocultan las direcciones de email, mientras que usando CC quien lo recibe ve todas las direcciones de email. Eso no es recomendable, por lo tanto se ha suprimido.

 


9-Botón Imprimir prospecto asociado en la carpeta Prospectos de Elaboración.

 

Desde la carpeta ELABORACIÓN se puede imprimir directamente el prospecto asociado. Ya no es necesario tener que buscar el prospecto asociado correspondiente a la fórmula o ir a la ventana de impresión.

 


10-El número total de apuntes (entradas y salidas) de cada psicótropo o estupefaciente aparece encima de la lista.

 

 

 


11-Nuevo botón en la ventana LOTES para calcular un % de de impuestos en el campo OTROS:

Útil por ejmplo para introducir automáticamente un % de recargo de equivalencia en el campo Otros.

 


12-Ficha de propiedades asociada a cada producto:

Puede crear una ficha de propiedades asociada pulsando el botón de la barra de herramientas que lleva el número de índice de cada producto (en la imagen el botón 6). Permite asociar un texto hecho en formato RTF con Word o WordPad. Este texto puede ser todo lo extenso que usted desee. Es algo similar al prospecto asociado a una fórmula.

 

La denominación de las fichas asociadas consta del nombre del fichero y número de indice del producto (número que aparece en el 5º botón de la barra de herramientas) y la extensión rtf. Ejemplo: Productos 2011-6.rtf sería la ficha del 6º producto del fichero Productos 2011, no tiene por qué coincidir con el 6º producto de la lista, ya que la lista se ordena alfabéticamente.

Cuando usted elimina un producto, el lugar que ocupa dicho producto se utilizará para introducir el siguiente producto nuevo que dé de alta, por lo tanto, al eliminar un producto de su base de datos, se eliminará también su ficha de propiedades asociada.

Todas las fichas asociadas se guardan en la carpeta Productos que se encuentra dentro de la carpeta MagisFor donde está instalado el programa. (C:\Archivos de programa\MagisFor\Productos)

 

Cuando un producto tiene un documento Word asociado, el botón de la barra de herramientas con el número de registro aparece con fondo rojo.

 


13-Ficha de notas asociada a cada fórmula:

Igual que en productos, puede tener una ficha de notas para cada fórmula creada con Word. Observe en la carpeta métodos que aparece un botón con un número, si lo pulsa carga la ficha de notas de esa fórmula.

 

La denominación de las fichas de notas asociadas consta del nombre del fichero y número de indice de la fórmula y la extensión rtf. Ejemplo: Formulas 2011-380.rtf sería la ficha de notas de la fórmula 380 del fichero Formulas 2011, no tiene por qué coincidir con la fórmula 380 de la lista ya que la lista se ordena alfabéticamente.

Cuando usted elimina una fórmula, el lugar que ocupaba en el fichero se utilizará para introducir la siguiente fórmula nueva que dé de alta, por lo tanto, al eliminar un fórmula de su base de datos, se eliminará también su ficha de notas asociada.

Todas las fichas de notas asociadas se guardan en la carpeta Notas que se encuentra dentro de la carpeta MagisFor donde está instalado el programa. (C:\Archivos de programa\MagisFor\Notas)

 

Cuando una fórmula tiene un documento Word asociado, el botón de la barra de herramientas con el número de registro aparece con fondo rojo.

 


14-Nueva opción para imprimir únicamente el prospecto asociado.

En la ventana de impresión, a la derecha de la opción 3-Prospectos aparece la opción sólo aa (imprimir sólo prospecto asociado)

 

 

Cuando está seleccionado únicamente 3-Prospectos se imprime primero el prospecto normal de la fórmula y luego si hay un prospecto asociado (con formato RTF) se imprime también.

En ocasiones el farmacéutico quiere imprimir únicamente el prospecto asociado, por eso se ha puesto la nueva opción aa. Cuando las dos opciones están seleccionadas, se ignora el prospecto normal y se imprime el asociado. En el caso de que no haya prospecto asociado, se imprimirá el prospecto normal.

 

También puede imprimir el prospecto asociado, yendo a la carpeta ELABORACIÓN subcarpeta PROSPECTOS. Al lado del botón Prospecto asociado, aparece un botón con una impresora dibujada para imprimir dicho prospecto (ver novedad 9).

 


15-Listado rápido de productos caducados:

En versiones anteriores, hacer un listado de productos caducados era muy engorroso debido a que había que ir a: Menú Listados => Productos y hacer un listado para cada uno de los posibles lotes (hasta 5 lotes diferentes).

Ahora el listado de productos caducados se hace desde: Menú Productos => Listado de productos caducados

El programa nos pide una fecha (mes y año) y en segundos aparece un listado como en la imagen que se puede si se desea exportar a Excel.

 

 

Desde esta ventana puede ordenarlo por la columna que desee, cambiar el tamaño de la letra etc...

 


16-Nuevo filtro cuando se va a imprimir el libro recetario.

 

En la versión 8 puede ver e imprimir los apuntes que contenga un determinado producto.

 

 


17-Corregido un error que se venía arrastrando desde hace muchas versiones:

 

Cuando en parámetros tiene seleccionada la opción "Múltiples envases" y también la opción "Envase ASSS automático" :

 

 

Aunque usted seleccionase 10 envases (por ejemplo para elaborar ampollas), MagisFor ponía el precio ASSS de una sola unidad.

En la versión 8 este problema está solucionado.

 


18-Aportación reducida:

 

Para las fórmulas que tienen aportación reducida, aparece un nuevo campo en Menú Configuración => Parámetros => Fórmulas:

 

 

Cuando valore una fórmula con aportación reducida y seleccione la aportación de 10%, el programa le preguntará si es una fórmula con aportación reducida, si contesta sí, calculará el 10% y si sobrepasa el valor máximo de la aportación reducida, pondrá dicho valor.

 


19-Número de pedido:

 

En la carpeta Recetario definitivamente se ha sustituido el campo LOTE por el campo Núm.Ped. (número de pedido).

 

 

 

Ese número de pedido luego se va a ver en las facturas etc.

En Contabilidad ahora en la versión 8 aparece a la derecha la columna Núm.Ped. Aquí puede ver los pedidos que introdujo en la carpeta Recetario y también podrá introducir un número de pedido aquí mismo, pulsando el botón NP (número de pedido).

 

 

Cuando en Contabilidad introduzca un concepto diferente a una fórmula, puede también introducir el número de pedido.

 

 

Puede activar o desactivar que aparezca impreso el número de pedido en el Menú Configuración => Imprimir número de pedido. (Menú Configuración de Contabilidad).

 

Importante: Si el programa lo está utilizando en un laboratorio de cosmética o bien elabora grandes cantidades de una fórmula que luego envasa en muchos envases, deberá cambiar el campo Núm.Ped. por la palabra LOTE. Para ello vaya a:

Menú Configuración => Parámetros => Textos1 => Botón Textos alternativos y en la parte inferior izquierda (abajo del todo) verá la palabra Núm.Ped. en la columna de la derecha, en la misma fila debe escribir la palabra LOTE: eso hará que vuelva a tener el campo Lote en la carpeta recetario.

 

 

Cuando pulsa el botón "Intermedios" de la carpeta recetario, automáticamente el número de pedido se transforma en LOTE.

 


20-Anular temporalmente un médico o una farmacia:

 

Si deja de trabajar con un médico o con una farmacia (edición profesional), Desde el menú Archivo, tiene la opción de anular o quitar la marca de nulo y la opción de ver o no los anulados.

 

Esto es sobre todo útil para el fichero de farmacias clientes, porque aunque ya no trabaje con una farmacia, muy posiblemente su asesor fiscal le va a pedir sus datos contables. Seleccionando Mostrar nulos puede trabajar con ella normalmente.

El problema de eliminar una farmacia, es que se eliminarán también sus apuntes contables, ya que el lugar que ocupa un registro eliminado se utiliza cuando da de alta un nuevo registro. Tampoco puede cambiar el nombre de una farmacia porque sus apuntes contables seguirán estando ahí y no corresponderán a esa farmacia.

Cuando ya no trabaje con una farmacia, debe anularla durante un tiempo. Después si lo desea puede eliminarla.

 

Para su control, cuando anule la ficha de un médico o de una farmacia, la fecha de anulación aparecerá en la parte inferior derecha de la ficha.

 

 


21-Acceso restringido a ciertas partes del programa:

 

En la ventana de usuarios aparecen opciones para no permitir el acceso a algunas zonas:

 

 

Para guardar los cambios deberá introducir de nuevo la contraseña.

 

Importante: El usuario M siempre tiene acceso a todas las zonas y es el único que puede ver el registro histórico de todo lo que ocurre.

 


22-Cuando un producto de una fórmula tiene a su vez otra fórmula asignada, ahora se puede especificar que la fórmula asignada a ese producto sea un producto intermedio:

 

Este punto era mi mayor asignatura pendiente...

 

Se entiende mejor con un ejemplo:

En la versión 7, cuando en una fórmula como la de abajo queríamos que la base de Beeler fuera a su vez otra fórmula, pulsábamos el botón derecho del ratón en el producto Base de Beeler, seleccionábamos la opción Asignar a una fórmula y listo. Al valorar la fórmula, ésta se desglosaba en dos y se restaban las cantidades de cada producto en el fichero de productos.

 

En la versión 8, cuando se llega a la pantalla para asignar una fórmula a un producto, aparece la casilla Producto intermedio y si se activa, cuando se valore la fórmula restará el stock de la Base de Beeler, del producto intermedio Base de Beeler que vamos a usar y tenemos en la nevera, en lugar de restar el stock de cada uno de los productos que componen la base de Beeler.

 

 

También como lote de cada producto de la base de Beeler, se pondrá el LOTE del mismo producto intermedio "Base de Beeler" y como número interno se guarda el número de recetario de la Base de Beeler.

Observe esta imagen:

 

 

El producto Base de Beeler de esta fórmula, es a su vez una fórmula y además es un producto intermedio.

Cuando se actualiza el stock de la Base de Beeler sus componentes no se restan uno a uno de los productos del fichero de productos sino que se resta la cantidad total de Base de Beeler del producto intermedio Base de Beeler que está en el recetario de intermedios.

Al lote se le añade una "I" (Intermedio) delante para indicar que es el lote de la base de Beeler que ya tenemos en la nevera, y como número interno de cada producto de la base de Beeler, se pone el número de recetario del producto intermedio base de Beeler. Con esto está perfectamente identificado cada producto de la fórmula y todos sus componentes.

 

Queda pendiente de resolver pero que resolveré en estos meses, el caso en que por ejemplo tenemos varios envases de 1 Kg de Base de Beeler en la nevera, necesitamos 95 g para la fórmula pero sólo nos queda 20 g en un envase y 1 kg en el otro. Ahora resta bien cogiendo los 20 g primero de un envase y los 75 restantes del otro, pero el lote de ambos envases puede ser diferente y debe estar reflejado en el recetario. Supongo que la solución es poner los lotes en la columna lote de esta forma: I-655-680 en donde se supone que los primeros 20 g eran del lote 655 y el resto del lote 680.

Cuando se guarda en el recetario un producto intermedio, el campo LOTE en el recetario es importante que esté lleno, ya que dicho producto intermedio se utilizará en muchas fórmulas, por eso si en el recetario se pulsa el botón Intermedios el campo del recetario que era número de pedido pasa a ser Lote.

 


23-Nuevas opciones de la SUPER MACRO:

 

La Super Macro es una opción que utiliza poca gente, sin embargo, para algunas fórmulas repetitivas o que sean sencillas, puede ahorrar mucho tiempo. También puede ser útil si va a manejar el programa alguien que no lo conoce bien.

La Super Macro está asignada a una tecla de función esto puede verlo si va a Menú Configuración => Parámetros => Teclado

Una vez asignada la tecla de función para la Super Macro, si usted se encuentra en la carpeta fórmulas o en el libro recetario y pulsa la tecla de función, en la versión 8 le aparecerá esta ventana:

 

 

Aquí puede escoger la forma como desea valorar y si trabaja con la edición profesional también le aparecerá la casilla Asignar a la farmacia X en donde X se copia del campo farmacia del último apunte del libro recetario. Esto es útil sobre todo cuando va a valorar varias fórmulas para la misma farmacia.

En esa ventana puede hacer los cambios que quiera antes de pulsar aceptar. Dichos cambios se guardan.

 

Cuando pulsa aceptar sucede:

 

Si está en el Recetario:

1-El apunte actual pasa a la carpeta Valoración

2-Se valora con el precio que tenga definido para la SuperMacro (ASSS, PC o PVP)

3-Se vuelve a guardar en el Recetario con la fecha del día y el número de registro que corresponda.

4-Se copia la hoja de elaboración.

5-va la la pantalla de impresión e imprime la Macro que se haya elegido

6-Vuelve al Recetario.

Además de todo esto, según los parámetros que tenga activados, se guardará el apunte contable y la etiqueta del frasco y se actualizan los stocks de los productos.

 

Todo esto sucede aproximadamente en 10 segundos.

 

Si está en Fórmulas: 

Al pulsar la tecla de SuperMacro, sucederá lo mismo pero el programa esperará a que confirme la cantidad total que va a elaborar y le preguntará el Nombre del paciente, la Caducidad y el Médico. También le pedirá que seleccione un envase a no ser que tenga activada la opción escoger siempre el primer envase de la lista. Si está usando la Edición Profesional, también aparecerá la lista de farmacias a no ser que haya activado la opción "Asignar a la farmacia..."

 


24-Envío automático por email de todos los documentos, listados etc.

 

En la pantalla Imprimir aparece en la versión 8 el botón Enviar

 

 

Desde esta pantalla ahora se puede imprimir lo que se ve o bien enviarlo por correo. Si el listado es mayor que una hoja DINA4, se enviará en varios ficheros adjuntos todos ellos del tamaño DINA4.

 

 

Aparecerá la clásica ventana de envíos en donde se pueden ver los documentos antes de enviar. Al pulsar el botón Enviar aparece la última ventana de envíos:

 

 

En esta ventana tiene en destinatarios la base de datos de emails de médicos, pacientes y farmacias.

 


25-Cuando se introducen los datos de la compra de un producto psicótropo o estupefaciente:

 

Al terminar de introducir los datos de la compra en la ventana de LOTES, el programa pregunta si quiere actualizar el stock en la carpeta PSICÓTROPOS/ESTUPEFACIENTES y si contesta afirmativamente MagisFor le lleva a dicha carpeta para que introduzca los datos.

 


26-Pasar todo el recetario a Excel:

 

Si lo desea, puede pasar todo el recetario a Excel escribiendo las fórmulas una en cada línea. Esto puede servirle para hacer estadísticas.

 

 


27-imprimir etiquetas de envío para pacientes que han encargado la fórmula en la farmacia.

 

En versiones anteriores la etiqueta de envío sólo se podía imprimir para fórmulas elaboradas a otras farmacias (edición profesional).

Esta nueva opción es útil si un paciente de su farmacia desea que le envíen la fórmula a su casa (para todas las ediciones).

 


28-Nuevo campo C.I.P. en el recetario:

 

A la derecha del DNI aparece el CIP que puede también imprimirse en el libro recetario (Menú recetario => Imprimir libro)

 

 

Al ir a imprimir el libro recetario aparecen las opciones DNI y CIP. Antes siempre se imprimía por defecto del DNI, ahora si ambas opciones están marcadas se imprimirá el CIP si existe y si no existe se imprimirá el DNI. Si no existe ninguno, no se imprime nada.

 


29-Nuevo funcionamiento para el precio fijo:

 

 

Hasta ahora el precio fijo funcionaba siempre de la siguiente manera.

Ej: 100=15 120=20

Esta expresión le decía al programa que cualquier valor igual o inferior a 100 tenía un precio fijo de 15€ y cualquier valor mayor de 100 y menor o igual a 120 tenía un precio fijo de 20€.

 

A partir de la versión 8.0.15, si delante de la línea con el precio fijo escribe dos signos = consecutivos sucede lo siguiente:

Ej: == 100=15 120=20

Ahora solamente cuando la cantidad sea 100 su precio fijo será 15€ y sólo cuando la cantidad sea igual a 120 su precio fijo será de 20€. Deja de haber intervalos de valores de cantidades.

 

Observe que antes de la cantidad y después del precio es obligatorio que haya un espacio en blanco.

 

A partir de la versión 8.1.04 puede valorar fórmulas del Seguro con precio fijo:

 


 

30-Etiqueta de envío para todas las ediciones de MagisFor:

 

Hasta ahora, la etiqueta de envío sólo se podía hacer cuando se elaboraban fórmulas a otras farmacias.

Novedad:

Impresión de la etiqueta de envío cuando la fórmula es elaborada por la propia farmacia y la envía a un paciente a su casa.

 


 

31-Nuevo menú en el módulo de médicos y farmacias:

 

Menú Archivo => Modificar nombre

 

A partir de la versión 8.0.17 ya no es posible modificar el nombre de una farmacia o de un médico situando el cursor encima del cuadro de texto donde aparece. Para modificar un nombre hay que ir a este nuevo menú.

Esto se ha hecho para proteger cambios de nombre sobre todo cambios de nombres de farmacias que pueden ser fatales debido a que ya tienen apuntes contables.

 


 

32-Número de LOTE aparece en el material de acondicionamiento:

 

En el material de acondicionamiento de la hoja de elaboración, a la derecha del envase seleccionado, además del número interno que ya  aparecía entre paréntesis, aparece su LOTE. (En algunas farmacias, la inspección lo ha pedido).

 

33-Puede unir varios recetarios en uno solo:

 

Menú Recetario => Utilidades

 

Útil por ejemplo para farmacias que elaboran muchas fórmulas y abren un recetario diferente cada mes.

También para una farmacia que haga pocas fórmulas, puede unir los recetarios de varios años.

La utilidad de unir recetarios está principalmente en la búsqueda de un número de recetario para repetir una fórmula a un paciente.

Tenga en cuenta que el máximo número de registros de un fichero recetario es de 32767. Si sobrepasa ese valor, MagisFor no podrá cargarlo todo (sólo cargará hasta el registro 32767).


 

34-NUEVO BOTÓN “EXCEL” EN LA VENTANA IMPRIMIR RECETARIO:

 

Permite generar un recetario en formato Excel que se puede archivar o enviar por email a otra farmacia.

 


 

 

 

 

Para la edición profesional:

 

 


1-Precio de los portes en la ficha de las farmacias:

 

 

Observe que debajo de la forma de envío aparece el campo portes. Sólo debe rellenarlo si a una de sus farmacias le ha de cobrar un porte diferente al que va a definir en el Control de Envíos. Cuando ese campo está en blanco, el porte se añade desde la ventana Control de Envíos. (Esto aunque pertenece a la versión 8, ya estaba en las últimas actualizaciones de la 7).

 


2-Control de envíos automático:

 

En la ventana de CONTROL DE ENVÍOS, se ha añadido un botón que permite pasar de golpe todas la fórmulas de un día sin tener que teclear uno a uno los números de registro.

Al pulsar el botón Apuntes de un día, todos los datos se copian en la rejilla excel.

Ahora el número de filas de la rejilla Excel es ilimitado. (Antes sólo se podían meter 14 apuntes).

 

 

Si está activada la opción Fija Portes se anotarán los portes de la lista desplegable "Portes" automáticamente. Si una farmacia tiene en su ficha el valor de los portes, el programa opcionalmente parará y preguntará si quiere poner los portes de su ficha en lugar de los que hay fijados aquí en el control de envíos.

Al final del proceso los portes se anotan en Contabilidad automáticamente.

Si una farmacia tiene establecida en su ficha la ruta de envío, dicha ruta se copiará en la rejilla excel (siempre tiene preferencia la ruta de la ficha sobre la ruta fijada en la ventana de envíos).

Importante:

Debe de tener en cuenta que si usted cambia el valor de un porte en la rejilla Excel, el nuevo valor se anotará en Contabilidad, pero deberá ir a Contabilidad para eliminar el valor anterior (no se elimina de forma automática).

Una vez que comprueba que todo es correcto, debe pulsar el botón que tiene un libro verde dibujado para pasar la lista al LIBRO DE CONTROL DE ENVÍOS.

 

En la versión 8.0.03 se ha añadido el cuadro de texto Fecha de envío y un botón papelera que permite eliminar los apuntes que todavía no se han elaborado.

 

Antes de pulsar el botón Marcar como enviados usted puede seleccionar múltiples apuntes y borrarlos pulsando el botón Papelera.

La fecha de envío ahora es más flexible y no tiene por qué coincidir con la fecha del día. Por defecto aparecerá la fecha actual, pero usted puede cambiarla.

 


3-El campo PORTES aparece en el listado de envíos

 

 

(En la versión 7 no aparecía). También se pueden introducir valores de portes con decimales.

 


4-Envío de facturas en formato JPG automático:

En la versión 8 el envío de facturas en formato JPG por e-mail es mucho más simple que en la versión 7.

Cuando selecciona la opción enviar por JPG y luego imprime todas las facturas del mes, aparece la siguiente ventana:

 

 

Cada fichero que se va a enviar adjunto por e-mail, lleva incorporado la dirección de correo de la farmacia cliente (si ese campo está relleno en la ficha de la farmacia). Desde esta ventana, pulsando el botón Enviar usted va enviando uno a uno como fichero adjunto todas las facturas del mes, o bien si está seleccionada la opción Enviar todos seguidos se enviarán todos los emails uno detrás de otro.

Si los envía de uno en uno:

Cada vez que pulsa el botón Enviar, se genera un e-mail automático que se guardará en la bandeja de salida de su servidor de correo. Luego se elimina automáticamente de la lista de envíos la factura generada.

Si los envía todos a la vez:

Pulsa una vez el botón Enviar y se genera el primer correo para Oultook Express (o similar). Cuando pulsa el botón enviar de ese correo que se ha generado, se genera el siguiente sin tener que volver a la ventana de envíos.

 

Nota: El botón Eliminar, borra la factura generada, pero NO ELIMINA LOS DATOS DE DICHA FACTURA. Usted puede volver a generar cuantas veces quiera la misma factura para volver a enviarla.

 

Como se envían numerosos mails cada uno de ellos con un fichero adjunto, es conveniente que en su servidor de correo (Outlook Express o el que correponda a su sistema operativo Windows), tenga quitada la opción de enviar los mensajes inmediatamente. De esta forma los va colocando más rápido en la bandeja de salida y cuando termina los envía todos a la vez.

 

Si lo desea, puede generar un documento en formato PDF que contenga todas las facturas del mes de todas las farmacias clientes. Cuando selecciona enviar a PDF y tiene la opción "Todas las farmacias" seleccionadas, se genera ese documento.

 

Es importante tener en cuenta el nuevo campo Factura por e-mail que aparece en las fichas de las farmacias.

 

 

Cuando vaya a enviar por email en formato JPG un grupo de facturas a la vez sucederá que si el campo factura por e-mail no está seleccionado, La factura se envía a la impresora.

 

Por lo tanto después de instalar la versión 8, deberá recorrer las fichas de las farmacias y activar el campo factura por email a todas aquellas cuya factura la reciben por correo.

 

Cuando en vez de un grupo de farmacias, va a imprimir o enviar la factura de una sola farmacia, no se tiene en cuenta ese campo y puede poner la salida que desee (Impresora, PDF o JPG).

 

El botón Ver, le permite ver la factura con su programa predeterminado para archivos JPG.

 


5-Portes para envíos:

 

En la versión 7, cuando varias fórmulas del mismo día y para la misma farmacia no eran correlativas en el recetario, el programa cobraba dos veces los portes a dicha farmacia. En la versión 8 se ha solucionado ese problema.

 


6-Nuevo campo para introducir el teléfono móvil de las farmacias clientes o de los médicos:

 

 


7-Nombre de la farmacia cliente ahora puede tener hasta 80 caracteres de largo:

 

Este asunto algunos me lo estabais pidiendo insistentemente. Ha sido bastante complicado pero creo que funciona bien.

Hasta la versión 7 el nombre de la farmacia podía tener un máximo de 32 caracteres, a partir de la versión 8 puede tener hasta 80 caracteres:

 

 

No hay que confundir el nombre de la farmacia que aparece en la etiqueta e informes con el nombre de la farmacia real que es el que aparece en las lista de farmacias.

Cuando se asigna una farmacia a una fórmula del recetario el nombre de la farmacia es el que aparece en la lista de farmacias. También para contabilidad ese es el nombre.

 

Además de ampliar a 80 caracteres el nombre de la farmacia tiene la opción de imprimir o no la palabra "Farmacia delante del nombre".

 


8-Nuevos campos en los listados de farmacias:

 

Al hacer un listado de las farmacias clientes, aparecen los nuevos campos:

-Portes

-Forma de envío

-Factura

-Giro

-Factura por email

 


9-Número de pedido:

 

En la carpeta Recetario definitivamente se ha sustituido el campo LOTE por el campo Núm.Ped. (número de pedido).

También aparece la columna Número de pedido en Contabilidad.

Esto es útil para farmacias que elaboran fórmulas a Hospitales etc. En la factura aparece ahora el número de pedido de cada fórmula.

(Ver punto 19 más arriba).

 


10-Recargo de equivalencia:

 

Es importante saber si a una farmacia cliente se le debe meter el Recargo de Equivalencia en las facturas.

Para que aparezca el R.E.: En la ficha de la farmacia hay que seleccionar la casilla R.E. (se encuentra debajo del NIF).

Después en el módulo de Contabilidad hay que ir a: Menú Configuración => Recargo de equivalencia e introducir el R.E. actual (creo que es 0,5). Nota: Cuando aquí introduzca decimales, ponga siempre una coma y no un punto.

Cuando tenga esas dos cosas definidas, las facturas de las farmacias que tengan la casilla R.E. activada, aparecerán con el recargo de equivalencia.

 

 

Y en Contabilidad:

 

 

En los totales que aparecen en la parte de abajo, tenemos el R.E.:

 

 

A su Asesor Fiscal, le puede enviar por email o en hoja Excel un resumen de todas las facturas o bien todas las facturas completas de golpe.

Para enviar los resúmenes, utilice: Menú Listados => Resumen de facturas

Para enviar todas las facturas con todos los datos de IVA R.E. etc, debe seleccionar Ver/Imprimir: Todas, Sólo facturas. Apuntes: Todos. Selecciona la Salida JPG, pulsa el botón Imprimir y selecciona Imprimir Factura. No se preocupe por el número de factura que aparezca, se generará una factura global de todas las farmacias durante un periodo de tiempo.

Es muy importante que cuando haga esto estén facturadas y con número todas las facturas, ya que de lo contrario le pondrá el número de factura a las que no lo tienen. También es importante que tenga activada la opción Menú Configuración => Proteger los números de factura, esto hace que MagisFor deje los números de factura tal como están.

 


11-En Contabilidad: Acotar los apuntes que se ven entre dos días del mes.

 

A la derecha del mes, aparecen dos cuadros de texto para acotar los apuntes que se quieren ver entre dos días del mes.

 

 

Con esto por ejemplo puede facturar a sus clientes cada 15 días.

 


12-Nuevo menú en el módulo de médicos y farmacias:

 

Menú Archivo => Modificar nombre

 

 

A partir de la versión 8.0.17 ya no es posible modificar el nombre de una farmacia o de un médico situando el cursor encima del cuadro de texto donde aparece el nombre. Para modificar un nombre hay que ir a este nuevo menú.

Esto se ha hecho para proteger cambios de nombre sobre todo cambios de nombres de farmacia que pueden ser fatales debido a que ya tienen apuntes contables.

 

Menú Utilidades => Proteger datos

 

Cuando está activado, no se pueden modificar los campos de la ficha de médicos y farmacias.

 


13-Nuevo menú en el módulo de contabilidad:

 

Menú archivo => Exportar datos

Menú archivo => Importar datos

 

 

Exportar datos:

Le permite traspasar la contabilidad de años anteriores a otra carpeta fuera de MagisFor. Con esto evita que cada vez que hace la copia de seguridad, se copie también la contabilidad de otros años. Es conveniente tener dos años de contabilidad activos en MagisFor.

Cuando exporta datos se exportan los datos de un año de todas las farmacias y esos datos ya no los tendrá disponibles en MagisFor.

 

Importar datos:

Le permite traer otra vez a MagisFor la contabilidad de un determinado año de una determinada farmacia. En este caso importa los datos de una sola farmacia y no de todas. Una vez importados, podrá verlos, imprimirlos, enviarlos por e-mail etc. Cuando ya no los necesite puede volver a exportarlos.

 


 

14-Nuevo menú en Contabilidad:

 

Menú Imprimir => Copia de un periodo

 

Le permite repetir la impresión de las facturas de una o más farmacias para un determinado periodo de tiempo.

En el listado, a la derecha del mes aparece el número real de la factura.

Si usted tiene seleccionada la opción: Ver/Imprimir: Todas, cuando pulse el botón Imprimir de la barra de herramientas también le aparecerá la opción Copia de un periodo.

Para que esto funcione correctamente usted debe facturar una sola vez al mes, si factura varias veces al mes sólo le aparecerá a la derecha del mes el número de la primera factura de dicho mes.

 

Observe una copia de un periodo, en la lista de facturas a la derecha del mes aparece el número real de la factura

 

 


 

15-En la ventana de envíos:

Nuevo botón Papelera para poder quitar las fórmulas que todavía no se han elaborado.

Nuevo cuadro de texto Fecha de envío que permite cambiar la fecha de envío antes de pulsar el botón “Marcar como enviados”.

 


 

16-Nuevos filtros en Contabilidad:

-Se han añadido los campos “Desde día” y “hasta día” para acotar los apuntes de cada farmacia además de por año y mes, también entre dos fechas.

 

También se ha añadido un filtro para ver las facturas hechas de un mes o de un trimestre.

 


 

18-Nuevo campo C.I.P.

 

-Se ha añadido el campo C.I.P tanto en el recetario como en la carpeta de pacientes. También se ha añadido las opciones D.N.I. o C.I.P. al imprimir el libro recetario. Por defecto está el D.N.I. pero puede cambiarlo para que imprima el C.I.P.

Para la edición profesional: El C.I.P. aparece también en el albarán a terceros junto al nombre del paciente.

 

-En elaboración a terceros, en la etiqueta de envío el nombre de la farmacia puede ser el que está determinado en su ficha o bien ignorar el que está definido e imprimir siempre el nombre tal como aparece en el listado de farmacias.

 

-El nuevo campo C.I.P. se imprime en el libro recetario teniendo en cuenta lo siguiente:

Si al imprimir el libro recetario las opciones D.N.I. y C.I.P. están seleccionadas (ambas):

-Si esos dos campos están rellenos, se imprime sólo el C.I.P. (por un tema de que hacia la derecha no caben ambos porque tropiezan con la fórmula).

-Si el C.I.P está en blanco, se imprimirá el D.N.I. (si está relleno).

(Es aconsejable tener ambas opciones seleccionadas).

 

Para la edición profesional:

1-En el albarán para la farmacia que encarga la fórmula, ahora se imprimen ambos (el DNI y el CIP).

2-Corregido un error que había en la etiqueta de envío en el nombre de la farmacia que encarga la fómula cuando está seleccionada la opción:

Menú Configuración => Parámetros => Etiquetas => “Imprimir el nombre del cliente (farmacia) tal como aparece en el listado de farmacias”

 


19-Nuevo listado de resumen de facturas por meses o trimestres:

 

 

Ahora el resumen de facturas aparece comprimido, se verá cada número de factura en una sola línea y se pueden escoger en las fechas que se quiere visualizar, por meses, trimestres o todo el año. También se puede escoger la fecha de elaboración (mes o trimestre) y/o la fecha de facturación (mes o trimestre).

 

 

Arriba puede filtrar según la "Fecha de elaboración" y en la parte de abajo de los apuntes aparece un control LISTA para fitrar por la "Fecha de facturación": Todos, un mes, o un trimestre.

 

Este sería un ejemplo de listado de facturas del mes de enero 2011. (También se puede hacer para un trimestre o de todo el año)

Puede ocultar las columnas que no quiera imprimir o pasar a Excel.

Si selecciona todo y lo pasa a Excel (pulsando el botón Excel), es sencillo desde Excel poner un filtro en la columna "Total" para ver los clientes que en un trimestre han facturado más de 3000€.

Usted escoge filtrar por la fecha de elaboración o por la fecha de facturación o por ambas.

 

 

Si hubiera listado el resumen de un trimestre y usted factura una vez al mes, aparecería para cada cliente 3 líneas (una por mes) con tres números de factura y fecha de factura diferentes y en la columna que hay más a la derecha, la suma total de los tres meses.

 


20-Solucionado un error en contabilidad que podía suceder al terminar un año y comenzar otro:

 

Ejemplo:

Si a principios de enero 2012 se guardaba en contabilidad un apunte con fecha 2011, dicho apunte quedaba guardado automáticamente en el fichero de contabilidad del año 2012.

A partir de la versión 8.0.23, MagisFor avisa y permite que se guardar el apunte en el fichero del año anterior.

 


21-Resumen contable anual por trimestres:

 

En Contabilidad:

Se ha añadido en el menú Listados => Resumen anual por trimestres.

Aparece un resumen de una línea por cada trimestre y en el último trimestre aparece también la suma total de todo el año.

Cuando elija esta opción sólo debe preocuparse de seleccionar el año y si quiere un cliente o todos. El resto lo hace MagisFor.

Cuando termina puede eliminar columnas, sumar columnas, pasarlo a Excel, imprimirlo, etc.

 

 


 

21-Módulo Control de Envíos:

 

Módulo de envíos:

Cuando se pulsa el botón Apuntes de un día, si el apunte ya estaba marcado como enviado, no aparece en la lista. Esto permite hacer los envíos del día en varias etapas.

 

Recetario:

Al lado del campo Enviado, aparece el campo fecha de envío y horario de envío (mañana o tarde). Ambos campos pueden ser modificados directamente desde el recetario sin necesidad de ir al módulo de envíos.

 


 

22-Listado para Sanidad con los campos:

 

Farmacia – Nº de fórmulas orales – Nº de fórmulas tópicas – Otras – Total nº de fórmulas

 

Este listado lo está exigiendo Sanidad a las farmacias que elaboran fórmulas a otras farmacias.

Para hacerlo hay que ir a Menú Recetario => Estadísticas


 

23-Fecha y hora de envío en la ficha Recetario-

 

Al lado del campo Enviado, aparece el campo fecha de envío y horario de envío (mañana o tarde). Ambos campos pueden ser modificados directamente desde el recetario sin necesidad de ir al módulo de envíos.

Se puede ver en el recetario que la fórmula fue enviada el 2-5-2012 por la tarde