MagisFor profesional. Generar facturas y adeudos domiciliados

Los adeudos domiciados sirven para que su Banco cobre directamente a sus farmacias clientes las facturas de las fórmulas elaboradas en un determinado tiempo.

En esta sección se explica paso a paso todo lo que debe hacer para crear el fichero que ha de enviar por Internet desde la Web de su Banco para cobrar sus facturas.

Configuración del programa de Adeudos: 

Datos del ordenante:

1-Sitúese en el módulo de Contabilidad.

2-Menú Adeudos => Editar adeudos

3-Desde la ventana de adeudos vaya a: Menú Adeudos => Editar datos del ordenante. Aparece una nueva ventana.

El ordenante es usted. Dene rellenar los siguientes campos:

N.I.F

Cliente presentador (su nombre o el nombre que aparece en su cuenta bancaria)

Entidad, Oficina etc. Son los 20 dígitos de su cuenta (sin espacios)

Observe que a la derecha de N.I.F hay un cuadro de texto para introducir el SUFIJO, ese sufijo se lo tiene que dar su Banco. Debe ir a su Banco y preguntar qué sufijo debe introducir para generar un fichero de adeudos domiciliados. (Normalmente es 000 o 001).

Para finalizar cierre pulsando la x situada en la parte superior derecha de la ventana.

Cuando tenga todos esos datos introducidos ya no tiene que volver más ahí a no ser que cambie de Banco.

Datos de las farmacias clientes:

1-Desde el módulo principal de MagisFor abra el Menú Archivo => Farmacias. Aparecen sus farmacias clientes.

2-Estos son los cuadros de texto de la ficha que debe mirar y rellenar:

 E-mail: Debe rellenarlo si desea enviar la factura por correo sin tener que imprimirla (se envía en formato JPG)

 20 dígitos del banco: Debe introducir la cuenta del Banco de cada farmacia a la que quiere cobrar por adeudos domiciliados.

Justo encima del cuadro de texto 20 dígitos del Banco, tiene tres casillas:

 Factura: Esta casilla siempre debe estar seleccionada.

 Giro: Si la selecciona, cuando genere los adeudos, incluirá esa farmacia. Es decir, debe seleccionar la casilla Giro de aquellas farmacias que desea que su Banco les cobre cada mes (o periodo de tiempo) de forma automática.

 Factura por e-mail: Debe seleccionar esa casilla si la farmacia desea recibir la factura por e-mail en formato JPG en lugar de recibirla en papel.

Debajo del cuadro de texto 20 dígitos del Banco tiene los cuadros de texto:

 Forma de envío: Si va a utilizar el módulo Control de envíos, debería introducir la forma de envío de cada farmacia.

 Ruta: Tal vez además de una forma de envío, existe también una ruta (ejemplo cuando lo envía Cofares).

 Portes: Si usted cobra los portes y son diferentes para las distintas farmacias debe rellenar este cuadro de texto. Los portes con el Control de Envíos se guardarán automáticamente en Contabilidad. No es necesario que rellene ese campo si todos los portes van a ser iguales, ya que desde el Control de Envíos puede seleccionar una cantidad para portes.

Generar facturas y el fichero de adeudos para el Banco:

Generar las facturas:

Si factura por meses, a fin de mes, debe ir a Contabilidad para generar primero las facturas y luego el fichero de adeudos.

Es importante que en el módulo de Contabilidad compruebe lo siguiente:

Menú Configuración => Proteger los números de factura: SI

Los números deben estar protegidos. Sólo debe desprotegerlos si alguna vez por algún error necesita cambiarlos.

-Para generar, imprimir o enviar por e-mail las facturas:

Para generar las facturas de un mes o de un intervalo de tiempo (sólo versión 8) de todas las farmacias, debe activar abajo a la izquierda en el cuadro Ver/Imprimir, la opción Todas.  En el cuadro Apuntes deje la opción Todos que aparece por defecto y en el cuadro Salida (situado abajo a la derecha) seleccione la opción JPG.

Con eso le dice al programa que quiere Imprimir o enviar por e-mail todas las facturas del mes de todas las farmacias clientes.

Cuando pulse el botón Imprimir aparecen varios mensajes y el último mensaje le va a pedir el número de factura con el que quiere iniciar la numeración (debe introducir el último del mes anterior + 1). Es muy recomendable que cuando aparezca el mensaje que le permite poner todas las facturas como pagadas, conteste que no, ya que todavía nadie le ha pagado. Luego cuando lo desee, puede venir aquí y repetir este proceso para decirle a MagisFor que ponga a todas las facturas la marca de pagado.

Comenzarán a generarse y a numerarse las facturas del mes. Como seleccionó Salida JPG (y no Salida Impresora), sucede lo siguiente:

MagisFor mira la ficha de cada farmacia y si la casilla enviar por e-mail está seleccionada, genera la factura como un gráfico JPG listo para enviar por e-mail. El tamaño del gráfico es un DIN A4.

Si la casilla enviar por e-mail de una farmacia no está seleccionada, MagisFor imprime la factura y no genera el JPG.

Esto sólo es así cuando se generan las facturas de TODAS las farmacias. Cuando usted seleccione generar la factura de UNA SOLA farmacia, MagisFor siempre tendrá en cuenta la opción de salida que haya seleccionado en el módulo de Contabilidad (Impresora, pdf o JPG) sin tener en cuenta la ficha de la farmacia.

Cuando termine de generar todas las facturas, aparecerá un cuadro de diálogo para que usted envíe por e-mail las facturas a sus farmacias clientes.

Importante:

Para que el programa de envío de facturas adjuntas por e-mail funcione, tiene que tener instalado el servidor de correo que viene con su sistema operativo. Ejemplo, para Windows XP es Outlook Express, para Windows Vista es Windows Mail, etc. No funciona con Outlook de Office u otros servidores de correo.

Además de eso, deberá decirle a Windows que ese programa de correo es el predeterminado en su sistema (Menú Inicio => Panel de Control => Programas predeterminados).

Conviene que configure su programa de correo para que los mensajes se queden en la bandeja de salida sin enviar, de esta forma será más rápido colocar todos los envíos en la bandeja de salida, luego pulsa el botón enviar y deja que el programa de correo lo envíe todo sin necesidad de estar usted pendiente.

El módulo de envíos aparece así:

Después del nombre de la farmacia aparece el signo # (almohadilla) y a continuación el e-mail de la farmacia y el fichero adjunto.

Nota: NO DEBE USAR NUNCA EL SIGNO # DENTRO DE LOS NOMBRES DE LAS FARMACIAS.

Si usted ha seleccionado la casilla Enviar todos seguidos (ver gráfico) cuando pulse el botón Enviar, se generará un nuevo mensaje de correo y aparecerá el fichero adjunto con la factura en formato JPG. Si lo desea, puede escribir o pegar un texto en el cuerpo del correo y luego pulse el botón Enviar. El correo pasa con el adjunto a la bandeja de salida e inmediatamente vuelve a parecer otro mensaje con la dirección de la siguiente farmacia y su adjunto. Pulse otra vez Enviar y aparecerá el siguiente. Debe ir pulsando el botón ENVIAR en todos los mensajes que se generan para que pasen a la bandeja de salida.

Después del último mensaje, puede abrir su programa de correo (Outlook Express etc) para enviar todo lo que hay en la bandeja de salida.

NOTA: Si durante este proceso ha habido un fallo, no debe preocuparse porque las facturas ya tienen su numeración. Puede pulsar otra vez el botón Imprimir de Contabilidad y repetir el proceso cuantas veces quiera.

NOTA2: Si estando en la pantalla de envíos decide cancelar todo, el programa le dirá que se van a borrar todas las facturas generadas. Esto no quiere decir que se vayan a perder sus datos, simplemente se borran los ficheros JPG que se iban a enviar por email adjuntos, pero no es ningún problema porque puede volver a generarlos tantas veces como quiera.

Las facturas no se borran nunca, incluso si usted decide eliminar alguna línea desde la ventana de Contabilidad pulsando el botón Papelera, existe una opción en el cuadro Apuntes, Eliminados y si lo selecciona puede ver los apuntes que eliminó.

En estos momentos ya tiene todas las facturas del mes numeradas y enviadas o impresas. Ahora es el momento de generar el fichero de adeudos domiciliados para enviarlo a su Banco y que cobre a sus farmacias clientes.

Generar el fichero de adeudos para el Banco:

En Contabilidad, asegúrese de que la opción Todas en el cuadro Ver/Imprimir está seleccionada.

Desde Contabilidad abra el Menú Adeudos => Generar adeudos

Cuando selecciona ese menú, MagisFor por defecto selecciona en el cuadro Apuntes la casilla No pagados y debajo de los apuntes de la rejilla estilo Excel selecciona también la opción Sólo giros (giros y adeudos es equivalente). Esto quiere decir que se va a crear el fichero de adeudos domiciliados, sólo para aquellas farmacias que en su ficha tengan la opción Giro seleccionado.

Nota: Observe que si selecciona y luego quita la selección de la opción sólo giros, algunas farmacias (que no pagan por adeudo domiciliado) desaparecen de la lista. Por eso es importante tener esa opción seleccionada en el momento de generar el fichero de adeudos. Si todavía no ha seleccionado la marca Giro de ninguna ficha de las farmacias, verá que al seleccionar en Contabilidad la opción sólo giros, desaparecen todas las farmacias de la lista.

Nota2: Si cuando usted generó las facturas puso la marca de pagado en todas ellas, deberá ahora y antes de generar el fichero de adeudos, seleccionar en el cuadro Apuntes la opción Todos (por defecto se inicia con la opción de No pagados). Por este motivo más arriba recomendaba que al generar por primera vez las facturas del mes, no se pusieran todas como pagadas.

A continuación cunado ha pulsado Menú Adeudos => Generar adeudos aparece una ventana con el rótulo desde y el nombre de la primera farmacia de su lista, pulse el botón Aceptar y aparecerá el rótulo hasta y el nombre de la última farmacia de su lista. A continuación aparece el nombre del fichero de adeudos que se va a generar, por defecto se nombran con los dos últimos dígitos del año, los dos dígitos del mes y los dos dígitos del día. Ejemplo 110419 que le indica la fecha exacta (al revés) de cuando generó el fichero de adeudos. esto le será útil luego para consultar los adeudos de cualquier mes.

Tenga en cuenta que el nombre del fichero de adeudos no debe ser muy largo, creo recordar que los Bancos admiten nombres de 8 caracteres como máximo (cuando se los envía por Internet).

Después de esto aparecen unos mensajes y se genera el fichero casi listo (no del todo) para enviar a su Banco.

Nota: Puede generar el fichero de adeudos del mes (o entre dos fechas) tantas veces como quiera.

Una vez generado el fichero aparece el módulo de Adeudos con todos los datos de las farmacias:

Número: (es el número de la farmacia en su fichero de farmacias)

Titular de la domiciliación: (Nombre de la farmacia)

Cuenta de cargo: (20 dígitos del número de cuenta de la farmacia)

Importe: (Total de la factura que el Banco ha de cobrar)

Código de devolución: (MagisFor pone como código de devolución el mismo códico que el número de farmacia. Se supone que si una farmacia no paga un mes, el Banco debería decirnos quien ha devuelto el adeudo dándonos ese código para poder identificar la farmacia. Desgraciadamente ese código de devolución no suele servir para nada porque el Banco no nos da ese dato cuando una farmacia no paga, al menos mi banco en el 2005 no me lo daba, por eso tuve que dejar de cobrar las actualizaciones de MagisFor con adeudos domiciliados, porque no tenía forma de saber quien no había pagado. Tal vez ahora eso ya esté superado...)

Código de referencia: Ha de ser correlativo y ojo, porque algunos Bancos admiten que cada adeudo que le envías empiece por el código de referencia 1, pero otros quieren que no se repitan los códigos de referencia en los sucesivos envíos. No hay que preocuparse de ordenarlos, porque MagisFor los va a ordenar antes de generar el fichero que hay que enviar al Banco por Internet.

Concepto: Cualquier cosa es válida en este campo. MagisFor pone el mes y año de la factura.

Ahora tiene todos los adeudos del mes a la vista. Si necesita cambiar algún dato, puede situar el cursor en cualquier celda y al pulsar INTRO la celda es editable.

Nota: No quite ningún cero que haya a la izquierda de los números. El Banco no podrá leerlo si no están los ceros.

Una vez esté todo correcto en la ventana de adeudos:

Si ha hecho algún cambio editando alguna celda, pulse el botón que tiene un disquete de color naranja dibujado. Con eso se guardan los cambios del fichero que está viendo que todavía es un fichero de MagisFor no apto para el Banco.

Cuando ya esté todo OK, pulse el botón que tiene dibujado un disquete azul para generar el fichero que va a enviar a su Banco.

Aperecerán varios mensaje porque el Banco exige que los número de cuenta estén ordenados y los códigos de referencia también. Simplemente conteste sí y Aceptar y aparecerá una ventana para que usted guarde el fichero de adeudos que luego deberá enviar a su Banco.

Por defecto aparece como nombre de fichero algo parecido a esto: A:\110419 es decir, MagisFor trata de guardar en un disquete el fichero de adeudos para el Banco. Se puede hacer así, guardarlo en un disquete llevar el disquete al Banco, pero  es mucho más sencillo enviar el fichero al Banco a través de la Web del propio Banco. Todos los Bancos en su Web tiene una opción de envío de ficheros.

Basta con que cambie la ruta A:\110419 por otra como por ejemplo: C:\Popular\110419 Previamente deberá haber creado la carpeta C:\Popular.

Ahora ya tiene en la carpeta Popular de su disco duro, el fichero de adeudos listo para enviar a su Banco.

Entre en la Web de su Banco y busque el menú para enviar ficheros. Aparecerá una opción para que seleccione el fichero de su disco duro y lo envíe. No tardará más de 10 o 15 segundos en enviarlo.

Si lo desea, puede imprimir desde la ventana de adeudos la lista de adeudos y dársela a su Banco diciéndole que eso ya se lo envió por Internet. También debería imprimir un acopia para usted que le permitirá comprobar los pagos.

El fichero de adeudos puede verlo desde el módulo de adeudos siempre que quiera. Dresde Adeudos, pulsa el botón Abrir y aparecerá una ventana con la lista de sus adeudos mensuales (o entre dos fechas).

Puede abrir cualquiera para imprimir los datos, volver a generar un fichero para el Banco etc...

En la barra de herramientas del módulo de Adeudos, existe el botón Suma, al pulsarlo suma todos los importes de las distintas farmacias. Sólo debe pulsarlo para imprimir la lista. Si va a generar el fichero para el Banco, debe borrar la suma. Para la edición de cualquier celda, basta situarse en ella y pulsar INTRO.